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7 modi per prevenire problemi di qualità e truffe quando si importa dalla Cina

Gestione del Rischio nell'Outsourcing

Quando acquisti merce dalla Cina, entra nell’ordine di idee che ci sono tante cose che possono andar male. Gli imprenditori che prendono decisioni sull’ipotesi di “come le cose dovrebbero essere gestite”, o di “come si fanno le cose a casa”, tendono a trovarsi con il portafoglio più leggero.

La chiave del successo non sta nell’imparare la tradizione del bere il te, o del consegnare il tuo biglietto da visita con entrambe le mani. Contrariamente a quanto affermano i cosiddetti “esperti della Cina”, questi dettagli di etichetta sono irrilevanti quando hai a che fare con i produttori cinesi.

Non esistono regole scritte su come gestire il processo. Sei completamente solo ed è la procedura che applichi a decidere il risultato finale. La risposta è il pragmatismo. Un milione di cose possono andar storte e così sarà, a meno che tu non agisca in tempo. Devi gestire i rischi dalla prima e-mail che invii al fornitore fino ad arrivare al reparto produzione.

Questo è ciò di cui parleremo in questo articolo. Continua a leggere per saperne di più sui 7 modi che fanno davvero la differenza tra il successo ed il fallimento.

1. Selezionare il fornitore: evita di scegliere il fornitore sbagliato fin dall’inizio

Lo scopo è quello di evitare fin dall’inizio i truffatori ed i “fornitori non qualificati”. Il tempo è denaro ed allora perché investire mesi di lavoro su un fornitore che, fin dalle battute iniziali, non è in grado di assicurare la conformità alle normative locali ed ai tuoi requisiti di qualità?

Non devo spiegare ulteriormente il motivo per cui dovresti evitare i truffatori, eppure loro sono là fuori e gli affari che sembrano troppo belli per essere veri spesso sono proprio tali.

I proprietari delle piccole imprese che importano dalla Cina tendono a considerare il prezzo come l’unico fattore che fa la differenza tra i fornitori, eppure questi ultimi non sono tutti uguali. Ciò che conta davvero nella scelta di un fornitore sono fattori quali:

  • Il capitale sociale
  • La gamma di prodotti
  • La conformità alle normative ed alle direttive europee (ad esempio, REACH o RoHS)
  • La certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità (ad esempio, ISO 9001:2008)
  • Le referenze dell’acquirente
  • Lo status del conto bancario

Tieni presente che questo è solo il primo passo. Dopo questa fase, mantieni i contatti con il maggior numero di fornitori possibile, almeno 3 o 4.

2. Acquistare campioni di prodotto: verifica la capacità dei fornitori di soddisfare i tuoi requisiti di qualità

Un fornitore teoricamente affidabile può non essere in grado di consegnare un prodotto soddisfacente. Non esiste una definizione universale di “buona qualità”. Alcuni “buoni fornitori” sono semplicemente straordinari nel realizzare prodotti a basso costo. Pensa a Zara paragonato a Christian Dior.

Ecco perché la capacità del fornitore di rispettare i tuoi requisiti di qualità (ad esempio, le specifiche dei materiali e la tolleranza delle dimensioni) può essere dimostrata solo attraverso un campione di prodotto vero e proprio.

Un campione di prodotto può basarsi su un progetto originale di fabbrica, con o senza il marchio, oppure su un prodotto personalizzato. Lo scopo è il medesimo: verificare se il fornitore è in grado di consegnare ciò che tu vuoi.

3. Firma un accordo di vendita: previeni i problemi di qualità prima che si verifichino

La mancata comunicazione dei requisiti di qualità e la capacità del fornitore di rispettarli sono la più grande fonte di problemi legati alla qualità. In Cina, la maggior parte degli agenti di vendita non possiede un background tecnico. In quanto tali, gli agenti tendono a fare promesse che non possono mantenere.

Un accordo di vendita è molto più della risoluzione di una controversia e del relativo risarcimento, ma è anche il principale meccanismo di comunicazione tra l’acquirente ed il venditore durante il processo di approvvigionamento. Dal momento che l’accordo di vendita deve essere firmato e timbrato dal rappresentante legale, riceve grande attenzione dai livelli più alti dell’azienda. Perciò, è normale che i fornitori richiedano delle modifiche definitive alle condizioni relative ai requisiti di qualità, ai requisiti di conformità ed ai tempi di produzione.

Questa è una cosa buona, presupponendo che tali richieste vengano inoltrate prima che tu faccia il bonifico. Scopo principale del contratto di vendita è quello di comunicare i tuoi requisiti del prodotto e come ti comporterai se, per qualsiasi motivo, il fornitore non dovesse rispettarli. L’esecuzione del contratto di vendita non può richiedere sempre l’intervento di un legale, come chiarito più avanti in questo articolo.

4. Pagare i fornitori: mai pagare tutto in anticipo

Per ottenere ciò che vuoi, devi dare al fornitore un incentivo affinché segua le tue indicazioni. E’ fondamentale stabilire come e quando pagare il fornitore, perché ciò può rappresentare il fattore determinante del successo o del fallimento. Pagare in anticipo l’intera somma ad un produttore significa eliminare l’incentivo al rispetto dei termini stabiliti nel contratto. Sì, puoi ancora scoprire dei problemi di qualità, ma non potresti più tutelarti se si scoprisse che un gran numero di unità sono difettose o, peggio, se l’intera partita si rivelasse essere non conforme.

Sebbene si richieda un acconto di pre-produzione pari al 30%, il saldo finale (di solito il restante 70%) deve essere versato solo dopo che:

a.) E’ stata verificata la qualità dei prodotti
b.) E’ stata verificata la conformità a tutte le vigenti normative e direttive di sicurezza (ad esempio, le restrizioni delle sostanze ed i requisiti di etichettatura).

Per esperienza posso dire che è molto più facile trattare con i fornitori cinesi fin tanto che hanno qualcosa da guadagnare, in questo caso l’essere pagati. Certo, loro potrebbero rinunciare e tu potresti ancora perdere il versamento della caparra, ma vendere la merce sul mercato interno rappresenta di rado un’alternativa valida per un fornitore. Qualunque cosa tu faccia, non effettuare il pagamento fino a quando non sia stata verificata la conformità alle normative ed alla qualità.

5. Controllo qualità: scopri i problemi di qualità all’origine, prima che sia troppo tardi

La conformità a tutti i requisiti di progettazione ed ai materiali, ad esempio la qualità, deve essere verificata all’origine, nel reparto produzione. La produzione non è una scienza e non è una questione di se ci saranno o meno problemi di qualità, ma quanto gravi saranno questi problemi. Ecco dove entra in gioco l’ispettore di qualità. Il suo ruolo è quello di controllare, in base ad un protocollo, un certo numero di campioni di un lotto e consegnare il risultato all’acquirente.

E’ comunque compito tuo comunicare all’ispettore di qualità le informazioni necessarie affinché egli svolga correttamente il controllo. Come detto, non esiste una definizione universale di buona qualità, perciò sta a te definire ciò che, in termini tecnici, significa “qualità” per la tua attività.

6. Test di laboratorio: verificare la conformità a tutte le normative vigenti prima della spedizione

Ci sono alcune cose che un ispettore di qualità non può controllare mentre è in fabbrica. Verificare la conformità a determinate normative di sicurezza dei prodotti ed alle direttive sulle sostanze richiede attrezzature un po’ più sofisticate di un semplice metro. Perciò, la fase finale del processo del controllo qualità consiste nell’inviare alcuni campioni dei lotti (uno o più di uno) ad una società incaricata dello svolgimento dei test di prodotto, come ad esempio SGS o Bureau Veritas.

Benché questi test non possono essere sempre obbligatori, la conformità alle normative lo è. Tuttavia, per alcuni prodotti lo svolgimento dei test sul lotto è obbligatorio e la dogana potrebbe rifiutare l’ingresso della merce se l’importatore non fosse in grado di produrre i relativi documenti.

7. Impiego di imballaggi per esportazione di alta qualità: non cedere in prossimità del traguardo

Sistemare la merce in imballaggi per esportazione di alta qualità dovrebbe essere una procedura piuttosto ovvia. Eppure, il più delle volte, i fornitori cinesi tendono ad utilizzare materiali di imballaggio a basso costo ed al di sotto dello standard, cosa che potrebbe provocare gravi danni alla merce durante il trasporto. Pertanto, comunicare chiaramente i requisiti dell’imballaggio è importante tanto quanto comunicare i requisiti di qualità del prodotto stesso. Seguono alcune linee guida generali da tener presente:

  • Cartoni da esportazione composti da 5 strati
  • Bancali per il trasporto in legno
  • Tutti i cartoni devono essere legati ai bancali
  • Tutti i cartoni devono essere avvolti nella plastica
  • Note di trasporto per una facile identificazione (destinazione, importatore, prodotto, codice HS)
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