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Come gestire il rapporto con il tuo fornitore cinese: 7 chiavi per il successo

rapporto fornitore cinese

Hai finalmente ricevuto le tue merci e, a parte qualche unità difettosa, sei soddisfatto dell’affare. Complimenti! Stabilire e mantenere un buona relazione di lavoro con un fornitore cinese affidabile e capace rappresenta una pietra miliare nel tuo business di importazione.

L’articolo di oggi è dedicato alle strategie migliori per mantenere nel tempo, e quindi anche dopo il primo ordine, un buon rapporto con il tuo fornitore cinese.

1.) Non farti tentare da un altro fornitore solo perché ti promette un prezzo migliore

Tutto sembra andare per il meglio sino a che non ricevi un’email da un fornitore che ti offre un prezzo migliore di quello che stai pagando al tuo fornitore.

Il problema è che i fornitori cinesi, pur di accaparrasi un nuovo cliente, non si fanno alcuno scrupolo a promettere mari e monti (sopratutto se non devono firmare niente). Quindi abbandonare un fornitore che ha già provato la propria affidabilità per accordarsi con un nuovo fornitore che ti promette prezzi al di sotto di quelli di mercato non è, nella maggioranza dei casi, una buona idea.

Potresti infatti ritrovarti con un container di merce che non rispetta i tuoi standard di qualità o, peggio, gli standard di certificazione europei.

Cambiare fornitore è rischioso e, inoltre, richiede un notevole dispendio di tempo ed energie. Quindi, secondo noi, una riduzione di prezzo non rappresenta – di solito, – un motivo sufficiente per gettare alle ortiche il rapporto con il tuo vecchio fornitore per affidarti a un nuovo fornitore che non ti offre alcuna garanzia tangibile.

Se decidi di tentare comunque la sorte con il nuovo fornitore, assicurati di mantenere una buona relazione con quello vecchio.

2.) Non tentare di ridurre troppo i margini di profitto del tuo fornitore in modo da massimizzare i tuoi

I fornitore cinesi sono abituati a negoziare sul prezzo. Anzi, è piuttosto raro chiudere un affare senza aver neanche provato a negoziare un prezzo migliore. Detto ciò, i fornitori cinesi non lavorano per la gloria, bensì per ottenere un profitto economico.

Se tiri troppo sul prezzo, riducendo così quasi a zero il margine di profitto del tuo fornitore, lui non solo smetterà di dare priorità ai tuoi ordini, ma potrebbe persino spingersi a ridurre progressivamente la qualità delle tue merci senza avvertirti in modo da ristabilire un margine di profitto che lui considera adeguato.

Arrivati a un certo stadio, il modo migliore per ridurre il prezzo per unità del prodotto non è quello di mettere il tuo fornitore all’angolo e minacciarlo di cambiare fornitore se non ti abbassa ancora il prezzo; bensì quello di aumentare le quantità acquistate.

3.) Non abbassare mai la guardia, sopratutto durante il controllo qualità

Alcuni anni fa mi trovavo a Nantong per conto di un cliente e, mentre illustravo al fornitore i nostri termini per il controllo qualità e test di laboratorio, lui continuava a ripetere che tali controlli erano necessari solo per il primo ordine. Stava cioè cercando di convincermi che, una volta che avesse dimostrato la sua affidabilità (durante il primo ordine appunto), avremo dovuto fidarci ciecamente di lui anziché eseguire un controllo qualità.

Si tratta di un “test” abbastanza comune. Il modo migliore per rispondere a tale test messo in atto dal fornitore è quello di insistere; ovvero di comunicare al fornitore, nel modo più educato possibile, che non vi sarà alcuna concessione futura sui termini concernenti il controllo qualità.

Gli importatori che abbassano la guardia dopo i primi ordini sono infatti soggetti a un ben noto fenomeno conosciuto come “quality fade” (“decadimento della qualità”, in italiano). Di cosa si tratta? Come già detto, i fornitori cinesi tendono spesso a diminuire progressivamente la qualità di componenti e materie prime in modo da aumentare il più possibile i propri margini di profitto. Tutto ciò, ovviamente, a spese della qualità delle tue merci.

Di solito tale decadimento della qualità non avviene da un giorno all’altro; bensì poco a poco, sino a che un bel giorno non ti ritrovi con un prodotto inutilizzabile. L’unico modo per evitare questo genere di problemi è quello di continuare ad eseguire un controllo qualità anche per i batch di produzione successivi ai primi.

4.) Non limitarti ad avere contatti con un solo impiegato dell’azienda cinese

Ti sei mai chiesto perché gli agenti di commercio cinesi utilizzano spesso indirizzi email su Hotmail, Gmail, eccetera; anziché utilizzare un indirizzo email che faccia capo al sito della società del fornitore?

La risposta è che tali agenti si considerano spesso dei freelancer: i cinesi tendono infatti a cambiare datore di lavoro molto più spesso di noi europei. E’ quindi solo una questione di tempo prima che l’agente di commercio con cui stai trattando decida di andare a lavorare per un’altra azienda manifatturiera.

Quando ciò dovesse accadere, l’ultima cosa che vorrai sarà quella di lasciare all’agente di commercio l’opportunità di trasferire la produzione delle tue merci dalla vecchia azienda manifatturiera per cui lavorava alla nuova, che non ti offre ovviamente alcuna garanzia.

Lo so che sembra incredibile, ma si tratta di una situazione piuttosto comune, sopratutto per quei fornitori che si accontentano di trattare sempre con lo stesso agente di commercio e non si preoccupano mai di stabilire un rapporto con nessun’altra persona che lavora per l’azienda del fornitore che hanno scelto.

La soluzione è semplice: assicurati sempre i intrattenere rapporti con varie persone che lavorano per l’azienda del fornitore.

5.) Impara a gestire gli aumenti di prezzo

La situazione dei prezzi in Cina è molto più caotica di quella occidentale: salari che continuano ad aumentare, costi di trasporto che cambiano ogni settimana e fornitori di materie prime e componenti che fanno di tutto per aumentare i propri margini di profitto. Questo significa una cosa sola: che l’aumento dei costi in Cina non è una possibilità, bensì una certezza. Ecco perché i cinesi sono così restii a firmare un contratto pluriennale a prezzo fisso.

Allo stesso tempo, non puoi lasciare che il tuo fornitore aumenti i prezzi in maniera indiscriminata. Se, ad esempio, il costo dei salari aumenta del 10%, questo non è un buon motivo per aumentare il costo finale delle merci del 10%. I salari incidono infatti per il 5-20% sul costo totale delle merci, quindi un aumento dei salari del 10% giustifica, al massimo, un aumento del 2% sul prezzo delle merci.

Lo stesso discorso vale per il costo dei materiali, del trasporto, eccetera. Ovviamente la percentuale in cui i salari, le materie prime, i componenti, l’elettricità, eccetera, incidono sul costo finale dipende dal tipo di prodotto che si vuole realizzare.

Il modo migliore per limitare e prevedere gli aumenti di prezzo è quello di specificare i termini di tale aumento nell’accordo di vendita. Un altro modo per mettersi al riparo da aumenti di prezzo improvvisi e ingiustificati è quello di avere sempre a disposizione uno o due fornitori di riserva.

6.) Evita di ordinare le merci all’ultimo minuto

Mi è capitato spesso di dover ricordare varie volte a un cliente che “è tempo di ordinare le merci se vuoi che arrivino nel tuo magazzino prima di Natale.” Ma poi il tempo passa, arriva ottobre e inizia la trafila di chiamate da parte di clienti disperati per piazzare un ordine all’ultimo istante.

La maggior parte dei fornitori cinesi non solo non possiede alcun prodotto in magazzino, ma non possiede neanche le materie prime e i componenti necessari per la produzione delle merci. Ecco perché, se si considera anche il tempo necessario per acquistare materie prime e componenti, per la maggior parte dei prodotti bisogna considerare un periodo di produzione di circa trenta giorni.

A parte ciò, per trasportare le merci via mare ci vorrà un’altra trentina di giorni. Dovrai inoltre considerare la trattativa che precede ogni ordine, il tempo necessario per il pagamento, quello per scaricare, sdoganare e trasportare le merci nel tuo magazzino, ed eventuali imprevisti.

Insomma, diciamo che il processo completo occupa circa tre mesi. Il nostro consiglio è, però, quello di piazzare l’ordine quattro mesi prima che si abbia effettivamente bisogno delle merci. Supponi infatti che, a seguito di un’ispezione qualità, si dovesse scoprire che le merci siano difettose e quindi invendibili: il fornitore avrebbe il tempo di fabbricare nuovamente le merci solo se la produzione fosse partita con un mese in anticipo.

7.) Offri un incentivo economico al tuo fornitore

Offrire un incentivo equivale a comunicare al fornitore che, nel caso non dovesse rispettare gli accordi, perderebbe una parte del guadagno. Alcuni importatori offrono un incentivo economico anche nel caso il fornitore riesca a rispettare tutti i parametri di qualità richiesti dall’importatore. Non deve trattarsi di una cifra importante: l’1-2% del costo totale delle merci va più che bene.

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