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Come ordinare campioni di prodotto dalla Cina – La guida completa

Ordine di Prodotto Campione

Lo sviluppo dei campioni di pre-produzione è l’unico modo per testare davvero la possibilità di dar vita ad un nuovo progetto e la capacità dei produttori di realizzarlo. Eppure questo è anche di un campo minato che ti può far perdere mesi, a volte fino ad un anno, se non viene gestito correttamente. Il primo passo per lo sviluppo del campione di pre-produzione è quello di redigere i termini dell’ordine del campione. Un documento ben redatto ti può far risparmiare migliaia di dollari nei costi di sviluppo e ti evita gravi ritardi causati dal numero infinito di revisioni del campione.

Continua a leggere ed impara a redigere la documentazione inerente i termini per l’ordine del campione, compresi le specifiche di prodotto, i requisiti di conformità, la revisione del campione ed i termini inerenti la proprietà delle attrezzature.

Dettagli del prodotto

a. Foglio con le Specifiche di Prodotto ed Allegati

Un prodotto deve esistere sulla carta prima che possa essere assemblato lungo la catena di montaggio. I produttori cinesi, essendo principalmente fornitori di articoli OEM, si aspettano che il cliente fornisca loro tutte le informazioni attinenti il prodotto, compresi:

  • I file CAD
  • Il progetto (normativa ANSI o ISO)
  • La distinta dei materiali
  • La tabella delle misure
  • I codici dei colori (ad esempio, Pantone o RAL)
  • I campioni dei prodotti di riferimento
  • I campioni del materiale di riferimento
  • I campioni del colore di riferimento

Le fabbriche non ospitano “in sede” i team di progettazione affinché gli acquirenti ne usufruiscano gratuitamente. Perciò, qualsiasi dettaglio non inserito nell’ordine del campione non lo accompagnerà. Ogni volta che sento parlare di gravi ritardi e revisioni multiple del campione, la cosa dipende dal fatto che l’acquirente non è riuscito a fornire delle specifiche di prodotto chiare e coerenti.

b. Normative sulla Sicurezza dei Prodotti e Restrizioni sulle Sostanze

Tutte le normative vigenti sui prodotti, comprese le normative tecniche e le restrizioni sulle sostanze, devono essere comunicate al produttore prima che inizi la realizzazione dei campioni. Se possibile, il campione di prodotto, una volta terminato, dovrà essere sottoposto ai test di conformità. Ma ciò potrebbe non essere sempre possibile per i seguenti motivi:

1. Abbigliamento e Tessile: Il fornitore potrebbe non essere in grado di acquistare piccole quantità di tessuti e componenti “conformi”, pertanto potrebbe essere costretto ad iniziare a realizzare solo un campione dimostrativo.

2. Sistemi elettronici: Il fornitore potrebbe non essere in grado di procurarsi i circuiti stampati (PCB) e gli altri componenti conformi alla direttiva RoHS per assemblare un prototipo, inoltre egli potrebbe anche non essere in possesso delle attrezzature necessarie per testare la compatibilità elettromagnetica (EMC).

3. Prodotti per l’infanzia: Il fornitore potrebbe non essere in grado di acquistare piccole quantità materiali e componenti “conformi”.

Anche se devi ancora comunicare al fornitore tutte le direttive e le normative vigenti, non dare per scontato che, per le ragioni sopra esposte, egli possa assemblare un “campione conforme”. Fatti dare delle informazioni dal tuo fornitore prima di chiamare il laboratorio analisi ed assicurati di ricevere tali informazioni per iscritto.

Devi anche valutare come affrontare una situazione in cui il campione non riesce a superare il test in questione. Un secondo o, addirittura, un terzo test di conformità potrebbe costarti da un centinaio a diverse migliaia di dollari.

c. Confezione del Prodotto e Requisiti di Etichettatura

Lo sviluppo della nuova confezione di un prodotto è di per sé una sfida. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che acquisti una confezione a marchio privato (ODM), oppure una confezione personalizzata (OEM), devi inserire quanto segue:

  • I file grafici (formato .ai)
  • Il file del design della confezione (.ai format)
  • L’elenco dei materiali

Se intendi acquistare una prodotto a marchio privato (ad esempio, la confezione standard di fabbrica con il tuo materiale illustrativo) puoi richiedere al produttore uno schema del materiale grafico. Come già detto, i produttori cinesi si aspettano che sia l’acquirente a fornire tutte le informazioni necessarie, pertanto assicurati di progettare la grafica della confezione in conformità a tutti i requisiti vigenti in materia di etichettatura. A seconda del mercato e del prodotto, potresti dover includere uno o più dei seguenti elementi:

  • Marcatura CE
  • Marcatura FCC
  • Etichetta di avvertenza
  • Paese d’origine
  • Identificativo del lotto / Numero seriale
  • Codice EAN

Termini per l’Ordine del Campione

a. Tempistica di Produzione, Revisioni Comprese

E’ raro che i campioni escano perfetti al primo tentativo. A seconda del prodotto e della sua complessità, devi prevedere due o tre revisioni. Ciononostante, non hai nessuna voglia di finire in una situazione in cui il fornitore ti chiede più soldi perché non è riuscito a ricevere la tua approvazione sui campioni di pre-produzione. Per questo motivo, inserisci i seguenti termini:

1. Il fornitore deve produrre un numero illimitato di revisioni del campione (nel caso in cui i lotti dei campioni precedenti non siano conformi alle specifiche di prodotto ed ai requisiti di qualità di questo documento).

2. Il venditore non può esigere pagamenti supplementari dall’acquirente, a meno che quest’ultimo apporti modifiche al design dei prodotti, ai materiali, ai requisiti di qualità o di conformità.

3. Tempo di Revisione del Campione di Pre-Produzione:

  • 1° campione: XX giorni
  • 2° campione: XX giorni
  • Ennesimo campione: XX giorni

4. Se il fornitore non riesce a produrre un campione accettabile dopo X revisioni, l’acquirente può chiedere al fornitore il rimborso completo (XXX USD).

5. Se il fornitore non riesce a produrre i campioni entro i termini stabiliti nella “tempistica di revisione del campione di pre-produzione”, l’acquirente può chiedere al fornitore il rimborso completo (XXX USD).

Come avrai probabilmentegià hai capito, lo scopo principale di questi termini è quello di mettere sotto pressione il fornitore affinché:

  1. Rispetti tutti i requisiti di progettazione e le specifiche di prodotto
  2. Limiti il numero di revisioni necessarie (poiché finisce dalla parte dei perdenti nel momento in cui trascura le tue richieste) e, di conseguenza, acceleri il processo di sviluppo.
  3. Limiti il tempo impiegato alla produzione di ogni revisione del campione

Tuttavia, questi termini sono, per ovvie ragioni, nulli se modifichi le specifiche di prodotto dopo che il fornitore ha iniziato a lavorare sui campioni di pre-produzione. Anche in questo caso, fatti dare la scheda tecnica giusta prima di procedere.

Un’altra cosa: non pensare di poterti vedere restituire il denaro solo perché la cosa è stata messa per iscritto. Eppure, il fornitore prenderà più seriamente la tua azienda (si spera), assegnando così ai tuoi campioni di pre-produzione una priorità maggiore.

b. Proprietà degli Stampi e delle Attrezzature

Quando acquisti prodotti personalizzati, di solito servono gli stampi ad iniezione ed altre attrezzature. Le attrezzature sono sempre pagate dall’acquirente e possono incidere notevolmente sul costo dello sviluppo del prodotto. E’ per questo motivo che vuoi evitare una delle seguenti situazioni:

  • Il fornitore utilizza le tue attrezzature per altri acquirenti
  • Il fornitore si rifiuta di cambiare l’attrezzatura per te o per il tuo nuovo fornitore

La prima situazione richiede più di una clausola scritta. Per ulteriori indicazioni su come evitare che i fornitori usino i tuoi stampi per altri acquirenti, leggi questo articolo. Per quanto riguarda la seconda situazione, aggiungi le seguenti due clausole ai termini dell’ordine del campione:

1. Tutte le attrezzature (come di seguito elencate) sono di proprietà dell’acquirente e non possono essere utilizzate in altre produzioni, per il venditore (fornitore) stesso o per i suoi altri clienti (nazionali o internazionali), senza l’approvazione scritta dell’acquirente.

2. L’attrezzatura può essere trasferita in qualsiasi momento dall’acquirente, o dal suo rappresentante, in Cina. In base a tale richiesta il venditore deve inviare l’attrezzatura all’acquirente entro 3 giorni lavorativi. L’acquirente deve pagare tutti i costi di trasporto (massimo XXX USD).

c. Subappalto

Quando acquisti campioni di pre-produzione, è importante testare la capacità di cui il produttore dispone per realizzare il tuo progetto. Cosa accade se il produttore stipula un contratto per dei campioni di produzione con un’altra fabbrica? Beh, non c’è nulla che possa indicarti la capacità che ha il fornitore per realizzare effettivamente i tuoi prodotti. Perciò, ecco che possono spuntare nuovi problemi di qualità che pensavi fossero stati già corretti durante la fase di sviluppo del campione.

Questo accade. Sebbene la maggior parte delle storie terribili legate al subappalto in Cina si riferiscono al trasferire la produzione in serie ad un altro stabilimento, certamente tu non vuoi che questo sia il caso dei tuoi campioni di pre-produzione. Perciò includi questo termine:

1. Il venditore non può subappaltare la produzione del campione a qualsiasi altra persona o società, oppure ente (escluso l’approvvigionamento di componenti e materiali).

2. Il campione di pre-produzione deve essere realizzato nello stabilimento di produzione del fornitore al seguente indirizzo:[Inserisci indirizzo]

3. L’acquirente, o il suo rappresentante in Cina, possono ispezionare senza preavviso le strutture del venditore per verificare che la produzione del campione si svolga all’indirizzo specificato.

4. Il mancato rispetto dei termini di subfornitura comporta un rimborso immediato (XXX USD).

d.Termini di Pagamento

Se il costo del campione ammonta a centinaia di dollari, i campioni del prodotti vengono solitamente pagati in anticipo per il loro ammontare complessivo. Tuttavia, gli sviluppi più complessi, come ad esempio i sistemi elettronici OEM e le parti in plastica personalizzate che necessitano di stampi ad iniezione, possono comportare costi che arrivano a migliaia, a volte a decine di migliaia, di dollari. Quando la posta in gioco è alta, i rischi devono essere gestiti di conseguenza. Per queste situazioni, ti consigliamo di applicare i seguenti termini:

  • Deposito pari al 40% prima della realizzazione dell’attrezzatura e dei campioni di pre-produzione.
  • Saldo del 60% dopo l’approvazione scritta dell’acquirente per quello che riguarda le attrezzature ed i campioni di pre-produzione.

e. Allegato dell’Accordo di Non Divulgazione (NDA)

Supponendo che stai sviluppando un prodotto con un nuovo progetto, una nuova funzione o con il tuo marchio, vuoi evitare che il fornitore venda il tuo prodotto, o il marchio, ad altri acquirenti a livello nazionale ed internazionale. Ecco perché l’Accordo di Non Divulgazione (NDA) viene aggiunto, sotto forma di allegato, ai tuoi termini di ordine del campione. Un NDA impedisce, in teoria, che il fornitore faccia quanto segue:

  • Vendere prodotti utilizzando il tuo marchio
  • Vendere copie del progetto del tuo prodotto
  • Condividere le informazioni del tuo prodotto con terzi
  • Impiegare i tuoi prodotti come parte del suo materiale di marketing (ad esempio, come prodotti di riferimento sul suo sito web o nella pagina dell’elenco fornitori)

Scopo dell’NDA è di far sì che il fornitore ci pensi due volte prima di produrre in serie le copie del tuo prodotto. Ancora una volta, questa è l’Asia ed il pragmatismo dimostra “come le cose dovrebbero essere” tutti i giorni. L’NDA potrebbe prenderti del tempo, ma non esprime certamente la volontà di evitare che il fornitore inizi a realizzare il prodotto utilizzando un’azienda diversa, se è questo quello che vuole fare davvero.

Alla fine, quello che conta sono il brevetto del progetto e la registrazione del marchio. Se il tuo prodotto è esclusivo e rischia di essere copiato, fa’ quanto segue:

1. Richiedi un brevetto del progetto / un brevetto funzionale negli Stati Uniti, nell’Unione Europea e nel tuo mercato nazionale (se esterno a Stati Uniti ed Unione Europea).

2. Richiedi un brevetto del progetto / un brevetto funzionale in Cina.

3. Registra il tuo marchio di fabbrica negli Stati Uniti, nell’Unione Europea e nel tuo mercato nazionale (se esterno a Stati Uniti ed Unione Europea).

4. Registra il tuo marchio di fabbrica in Cina.

Commenti finali

1. Lo scopo dell’accordo per l’ordine del campione è quello di concedere al fornitore diversi incentivi, affinché egli realizzi un campione di pre-produzione accettabile, con il minor numero possibile di modifiche ed entro un lasso di tempo ragionevole. Non deve essere considerato una polizza assicurativa per recuperare il denaro ed il tempo perduto.

2. Il fornitore deve stampare, firmare e timbrare una copia cartacea dei termini dell’ordine del campione. I termini elencati in un file Excel o Word non hanno alcun valore di sorta.

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