Come eseguire l’auditing (o verifica) di un fornitore cinese in 4 passi

In questo articolo ti spieghiamo come sia possibile eseguire l’auditing di un fornitore cinese in 4 passi. Puoi gestire questa procedura dal tuo ufficio e non c’è bisogno di sopralluoghi.

Troppo spesso vedo gli acquirenti fare la selezione dei fornitori basandosi su fattori decisamente arbitrari e, soprattutto, sulla capacità di risposta del rappresentante commerciale. Tali fattori sono, per lo più, irrilevanti. Spesso la selezione dei fornitori, senza i dati giusti, è la causa principale dei problemi di qualità che sono a monte.

Considerala un primo passo nella procedura di selezione, in quanto vi sono limiti a ciò che può essere fatto a distanza – rispetto alla più complete, e molto più costose, verifiche di fabbrica.

Il risultato ideale è quello di individuare i potenziali candidati. In questo articolo esaminiamo due serie di documenti, i documenti relativi all’azienda e quelli relativi ai prodotti, il ruolo delle credenziali dell’acquirente ed i dati doganali statunitensi.

Attenzione: La maggior parte dei documenti e delle informazioni a cui si fa riferimento in questo articolo possono essere ottenuti solo direttamente dal fornitore o, nel caso dei dati doganali statunitensi, da fornitori terzi di servizi.

Documenti aziendali

a. Licenza commerciale

Nella Cina continentale ogni azienda registrata, indipendentemente dal tipo, dispone di una licenza commerciale. Tale licenza contiene le informazioni fondamentali sulla società e può dare numerose informazioni sul fornitore. Due sono le parti di notevole interesse per gli importatori:

Capitale sociale: Tutte le società a responsabilità limitata dispongono di un capitale sociale.

L’importo di questo capitale è indice della dimensione della società. Più è elevato, meglio è. E’ probabile che un’azienda con un capitale molto basso, inferiore ai 500.000 RMB, sia un’impresa commerciale, non un produttore. E’ difficile stabilire un limite minimo, dato che esso varia a seconda del settore.

I produttori di orologi, ad esempio, tendono ad avere un capitale sociale inferiore ai 1.000.000 di RMB. La produzione di orologi è un settore a basso valore aggiunto ed il fabbisogno di capitale (sia in termini di denaro, che di macchinari) è piuttosto ridotto.

Tuttavia, in altri settori, ad esempio i display a LED,un capitale di 1.000.000 di RMB è di gran lunga inferiore al minimo. Ti suggerisco di dare uno sguardo al rapporto tra i diversi fornitori di un determinato settore, piuttosto che considerare dei numeri minimi prefissati.

Ambito di attività: Specifica la natura dell’azienda. Per i fornitori di merci viene elencato il tipo specifico di prodotto. L’ambito di attività può essere molto utile per determinare se hai a che fare o meno con un produttore o con un commerciante “giusto”.

Per quanto riguarda i produttori, gli articoli elencati tendono ad essere più precisi ed all’interno della stessa categoria. Inoltre, stai attento a termini come “produzione” ed “assemblaggio”. I grossisti, d’altra parte, tendono ad includere prodotti di natura diversa (ad esempio, prodotti elettronici, orologi e tessuti).

Se l’ambito d’attività menziona solo i termini “all’ingrosso”, “commercio” e “distribuzione”, è più probabile che si tratti di un commerciante.

Tieni presente che la licenza commerciale è disponibile solo in cinese. I fornitori non hanno alcun motivo per rifiutarsi di inviarti una copia della loro licenza commerciale, ma, se lo fanno, chiedi loro di farti avere la loro licenza commerciale/numero di iscrizione al registro delle imprese.

Con questo numero puoi accedere alle stesse informazioni presenti sui siti web governativi cinesi. Tuttavia, i database aziendali on-line sono esclusivamente in lingua cinese.

Nota: Sia Alibaba.com che Globalsources.com verificare la licenza commerciale di ciascun fornitore elencato e dotato di abbonamento a pagamento (comunque, non membri gratuiti).

Su Alibaba.com trovi la maggior parte delle informazioni inerenti la licenza commerciale sul profilo TrustPass, anche se puoi trovare le stesse informazioni sotto il profilo aziendale su Globalsources.com.

Tuttavia, non credo che le informazioni siano sincronizzate automaticamente, pertanto alcune parti, talvolta, potrebbero essere obsolete. Si tratta comunque di un importante primo passo nel processo di valutazione dei fornitori.

b. Dettagli del conto bancario

Le frodi nei pagamenti sono relativamente comuni. Detto questo, confermare i dettagli del conto bancario del fornitore nelle fasi iniziali non è solo una misura preventiva delle frodi, ma ha anche un valore aggiunto. Questo è ciò che dovresti chiedere:

Nome del beneficiario: Il nome della società del titolare del conto bancario deve corrispondere al nome del fornitore. Non fare mai pagamenti su un conto bancario personale, oppure su uno che non corrisponde al nome inglese dell’azienda del fornitore.

Paese/Regione: Molti fornitori, in particolare quelli con sede nella provincia del Guangdong, possiedono conti bancari off-shore ad Hong Kong. Questi conti sono in possesso quasi esclusivamente delle società off-shore, piuttosto che delle aziende della Cina continentale.

Sì, può sembrare complicato, ma, detto in breve, ciò significa che non vi è alcun legame diretto tra chi produce e chi vende la merce. In caso di contestazioni, che non devi mai escludere, per il fornitore è più facile sottrarsi alle proprie responsabilità.

c. Certificazione per il Sistema di Gestione per la Qualità

Un Sistema di Gestione per la Qualità (QMS) è un insieme di regole e processi atti a monitorare la qualità lungo tutta la linea produttiva. Esistono diversi protocolli standardizzati e l’ISO 9001 è il più comune.

Se il Sistema di Gestione per la Qualità viene applicato correttamente, il rischio di realizzare prodotti difettosi si riduce notevolmente.

Per poter dimostrare la conformità al Sistema di Gestione per la Qualità, richiesto da numerosi acquirenti d’oltremare, un fornitore può scegliere di sottoporsi a verifiche annuali. Il superamento di una verifica si traduce nel rilascio di una certificazione di Gestione per la Qualità. Questo è ciò che dovresti cercare:

Ambito di attività: Il Sistema di Gestione per la Qualità è valido solo per quei prodotti/ categorie di prodotto elencati nel certificato. La cosa non dovrebbe differire molto dai prodotti specificati nell’ambito di attività.

Data d’emissione/data di scadenza: Una certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità obsoleta potrebbe significare che il fornitore, una volta superato un controllo, non è riuscito a passare le ispezioni successive. Questo, ovviamente, non è un buon segno.

Di proprietà di: Il nome dell’azienda deve corrispondere al nome del fornitore. Le certificazioni del Sistema di Gestione per la Qualità di proprietà di altre aziende sono, ovviamente, del tutto irrilevanti.

Emessa da: Una certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità rilasciata da un’azienda ben conosciuta come, ad esempio SGS, TUV o Bureau Veritas, è molto più affidabile di quella emessa da una piccola e relativamente sconosciuta società di revisione (spesso del posto).

d. Conformità sociale e certificazione ambientale

In linea di massima, le stesse verifiche valgono per la certificazione della gestione per la qualità. Tuttavia, perché la certificazione della conformità sociale (ad esempio, BSCI) ed ambientale (ad esempio, ISO 14001) è importante? A parte l’ovvio fattore del “sentirsi bene”, dovresti prendere in considerazione quanto segue:

1. I fornitori dotati di BSCI ed ISO 14001 garantiscono spesso la conformità per attirare l’attenzione dei grandi acquirenti esteri. Tali fornitori sono più propensi a mantenere standard elevati sia in termini tecnici che gestionali.

2. La sicurezza sociale ed ambientale sono importanti anche da un punto di vista strettamente commerciale, se non vuoi essere associato a quei fornitori colpevoli di violazione delle leggi sul lavoro e di contaminazione dell’ambiente locale. Negli ultimi anni, il governo cinese ha intensificato l’applicazione delle leggi sulla tutela ambientale, inasprendole soprattutto per numerosi settori industriali. L’anno scorso ho avuto la spiacevole esperienza di avere a che fare con una spedizione trattenuta da un fornitore costretto a fermare le operazioni a causa di tali violazioni.

Prodotto/documenti di conformità

a. Rapporti dei test sulle sostanze

Un rapporto dei test sulle sostanze (ad esempio, REACH, CPSIA o California Proposition 65) indica che il fornitore è in grado di garantire la conformità alle suddette normative d’oltremare.

Ciò non è comunque indice del fatto che l’intera azienda sia, in qualche modo, “conforme”, ma solo che il campione specifico ha superato i test. Sebbene questo non rappresenti un buon motivo per evitare i test di conformità, ti dice comunque che puoi puntare su quel fornitore piuttosto che su un altro che non può produrre alcun documento del genere.

Tuttavia, in molti settori industriali, soprattutto tessili, i rapporti dei test sulle sostanze sono rari e difficili da trovare – anche se nei principali mercati la conformità è obbligatoria.

In base alla mia esperienza, la maggior parte dei rapporti dei test vengono svolti da subappaltatori (ad esempio, dai produttori di tessuti) e dagli acquirenti esteri, piuttosto che dal fornitore. In quanto tale, il processo di verifica azienda può pretendere la produzione di documenti dai subappaltatori e, finanche, dagli acquirenti del fornitore.

b. Certificato di prodotto

Il certificato di prodotto (ad esempio, FCC per la dichiarazione di conformità) è obbligatorio per molti prodotti, soprattutto per quelli elettronici, per i macchinari ed i prodotti per l’infanzia.

La conformità comprovata del fornitore è un fattore essenziale quando ne fai la selezione e non dovresti nemmeno prendere in considerazione quei fornitori che non sono in grado di produrre i documenti obbligatori inerenti i loro prodotti. Dopo aver ricevuto un certificato di prodotto, devi dare un’occhiata più da vicino a quanto segue:

SKU/ID dell’articolo: Il certificato di prodotto è valido per lo SKU specifico che intendi acquistare? Probabilmente no. La conformità alle normative di sicurezza dei prodotti, ad esempio la Direttiva sulla Bassa Tensione o la FCC Part 15, si applica solo agli SKU specifici (uno o più di uno) elencati nel certificato del prodotto. Se non è presente nell’elenco e non è ampiamente documentato, il prodotto deve essere testato, documentato e certificato.

Di proprietà di: Il certificato di prodotto è valido solo se è di proprietà di chi realizza il prodotto stesso.

Data di emissione/ data di scadenza: Attenzione ai certificati obsoleti, in quanto potrebbero non essere accettati dai clienti e dalle autorità del tuo Paese.

Emesso da: Un certificato di prodotto rilasciato da un’azienda molto conosciuta come, ad esempio, SGS, TUV o Bureau Veritas, è molto più affidabile di quello emesso da una piccola e relativamente sconosciuta società (spesso del posto) preposta allo svolgimento dei test.

c. I file tecnici

Il file tecnico è un allegato del certificato di prodotto e contiene le specifiche tecniche dettagliate (ad esempio, i disegni del circuito) ed i dati sui test. Il file tecnico è spesso obbligatorio e può essere richiesto dalle autorità.

Le credenziali dell’acquirente

I produttori cinesi tendono ad avere numerose difficoltà nel condividere le credenziali dell’acquirente – benché ciò sia considerata una procedura standard nei mercati più sviluppati.

Ciononostante, le credenziali dell’acquirente offrono opinioni e punti di vista preziosi espressi dagli altri acquirenti, preferibilmente quelli appartenenti al tuo mercato.

Alcuni produttori, spesso quelli più grandi, tendono a mettere in evidenza gli acquirenti dei grandi marchi. Per poter verificare che le credenziali dell’acquirente siano autentiche, e non create ad arte, devi chiedere di farti dare il nome del referente dell’acquirente ed il suo indirizzo email.

Detto questo, non dare per scontato che un grande nome presente nella lista di riferimento del fornitore sia una ragione valida per ridurre le procedure di due diligence e di garanzia della qualità. Le grandi aziende dispongono delle risorse necessarie per garantire la conformità ai loro requisiti di qualità e standard di prodotto internazionali.

Inoltre, non dare per scontato che il fornitore tratti la tua attività allo stesso modo in cui tratta quella degli acquirenti più grandi. Come sempre, il risultato viene determinato da fattori combinati dipendenti dalle tue procedure di garanzia di qualità e dalle capacità dei fornitori.

Dati doganali statunitensi

I fornitori di servizi, soprattutto ImportGenius.com e Panjiva.com, monitorano le spedizioni in entrata ed in uscita dagli Stati Uniti, attraverso i dati doganali.

Utilizzando questi dati, puoi accedere alle informazioni relative agli importatori che acquistano da un certo fornitore. Come nel caso delle credenziali dell’acquirente, gli importatori possono dire molto sul fornitore dando semplicemente uno sguardo alla sua lista dei clienti. Vi sono, tuttavia, alcune limitazioni.

Poiché solo l’esportatore e l’importatore possono essere monitorati (le spedizioni nazionali non sono monitorate), i fornitori che si avvalgono di agenti per l’esportazione non appaiono in questi sistemi.

Verifica dei documenti

Tra i fornitori cinesi i documenti ed i certificati falsi sono tutto tranne che rari. In quanto tali, il processo di verifica del fornitore può essere completato solo dopo che tutti i documenti siano stati verificati da una terza parte.

La procedura varia a seconda del documento, come spiegato nella seguente tabella:

Quando i fornitori si rifiutano di produrre documenti ed informazioni

Devi presentare te stesso e e la tua attività in maniera appropriata prima che un fornitore sia pronto a condividere con te i documenti interni in suo possesso.

Quando ti presenti al tuo fornitore, dagli una ragione valida e fai riferimento ad ordini di un’autorità superiore (per prevenire i tentativi nell’evitare di condividere i file richiesti).

Presenta la tua azienda e spiega chiaramente il motivo per cui hai bisogno della loro documentazione prima di poter procedere con un ordine. Fai riferimento ad un’autorità superiore (anche se non c’è) per prevenire i tentativi del fornitore di evitare di condividere tali documenti.

Ciononostante, alcuni fornitori si rifiutano di condividere qualsiasi documento. Forse perché non prendono sul serio la tua richiesta, come spiegato in questo articolo – oppure perché sanno di essere troppo vulnerabili per superare la verifica da parte dei fornitori.

Se questo è il caso, basta passare ad altri fornitori. I produttori cinesi vengono utilizzati per la condivisione dei dati con i potenziali acquirenti e qualsiasi azienda che rifiuta una verifica adeguata da parte del fornitore non viene considerata come potenziale candidato.

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