Nel 2016 la casa produttrice Lanna Watches AB (Svezia) ha contattato Chinaimportal.com, il nostro sito web in lingua inglese. In questo caso di studio scoprirai come utilizzano la Guida per l’Importatore (chiamata Starter Package, in inglese), per sviluppare e lanciare il loro primo prodotto.
Tutte le caratteristiche e le funzioni menzionate in questo caso di studio sono comprese nella Guida per l’Importatore.
| Da tener presente: Il processo adottato in questo caso di studio può essere applicato a qualsiasi categoria di prodotto, non solo agli orologi.
Tutte le aziende ed i nomi menzionati nell’articolo sono stati modificati. Questo caso di studio si basa su email, immagini e protocolli. |
1. Creare le specifiche del prodotto
Prima ancora di inviare un’iniziale email ad un fornitore, il cliente ha già predisposto le specifiche di prodotto. Questo processo viene delineato nella Parte 1: Creare le Specifiche del Prodotto della Guida per l’Importatore.
a. Download del Template 1A: Scheda delle Specifiche del Prodotto
Poiché tutti i fornitori realizzano il loro prodotti secondo delle specifiche, John (co-fondatore di Lanna Watches) ed il suo partner dovevano essere sicuri che tutti i dettagli tecnici fossero stati inseriti. Per essere certi di ricevere la propria specifica corretta, hanno seguito il processo indicato nella Parte 1: Creare le Specifiche del Prodotto (come indicato sopra).
Per velocizzare il processo, John ha utilizzato il Template 1A: Scheda delle Specifiche del Prodotto, per elencare tutti i dettagli tecnici ed i requisiti di qualità.
b. Ricerca di tutte le normative vigenti per il prodotto (con l’impiego del Modulo 6 della Guida per l’Importatore)
Dal momento che la sede di Lanna Watches AB è nell’Unione Europea, che è anche il loro mercato principale, è fondamentale attenersi alle normative europee vigenti per il prodotto.
Il mancato rispetto di tali normative può comportare il sequestro della merce da parte delle autorità doganali, cosa che sarebbe disastrosa per una piccola startup come Lanna Watches.
Per John ed il suo partner il problema sta nel fatto che essi non hanno alcuna idea di quali normative si applichino nell’Unione Europea per quanto riguarda gli orologi. Fortunatamente per loro, la nostra Guida per l’Importatore include un intero modulo sulle normative di prodotto applicate nell’Unione Europea.
I due partner hanno seguito gli elenchi interattivi delle attività indicate nella Parte 6: Conformità dei Prodotti, per confermare tutte i regolamenti vigenti sulle diverse sostanze, nonché i requisiti relativi alla documentazione ed all’etichettatura.
c. Realizzazione dei file delle etichette con l’utilizzo dei modelli scaricabili
In quanto parte della scheda delle specifiche del prodotto, i due partner hanno creato i seguenti file per realizzare l’etichetta:
- Logo (Quadrante)
- Incisione della piastra posteriore
- File del logo (Corona)
Poiché nell’Unione Europea esistono requisiti obbligatori per l’etichettatura degli orologi, il cliente ha utilizzato un download del file dell’etichetta bello e pronto (compreso nella Guida per l’Importatore), che include i marchi di conformità obbligatori.
2. Ricerca dei fornitori
A questo punto, Lanna Watches aveva tutti i file necessari per avviare il processo di reclutamento del fornitore.
a. Rapporto Ricerca Fornitori (in formato PDF) tramite Dashboard
Trovare dei fornitori è facile, ma trovarne uno qualificato non è così semplice. Per questo motivo, Lanna Watches ha ordinato un Rapporto Ricerca Fornitori (in formato PDF) direttamente tramite il Dashboard della Guida per l’Importatore:
Il cliente deve semplicemente compilare un modulo sul sito web, condividendo alcuni dettagli basilari del prodotto. In questo caso, il cliente cercava dei fornitori che soddisfacessero i seguenti criteri:
- Prodotto principale: Orologi in acciaio inossidabile
- Altro: Deve essere in grado di realizzare prodotti per il mercato nell’Unione Europea
In tre giorni lavorativi il cliente ha ricevuto un resoconto sul reclutamento (in formato PDF):
Di solito, il resoconto sul fornitore (indicato sopra) comprende da 3 a 5 fornitori selezionati ed include i seguenti dettagli:
- Nome del fornitore
- Capitale sociale
- Status sui certificati del prodotto
- Status sul Sistema di Gestione della Qualità (QMS)
- Status sulla Responsabilità Sociale delle Imprese (CSR)
- Prodotti principali
- Link per il catalogo dei prodotti
Il resoconto finale funge da base per la selezione del fornitore dei clienti.
Da tener presente: Le informazioni indicate sopra sono reperibili anche su Alibaba.com e Globalsources.com, dal momento che mettono a disposizione informazioni verificate su tutti i fornitori elencati. Questi dati (ad esempio, il capitale sociale) fungono da base per la selezione del fornitore.
b. Parte 2: Ricerca dei fornitori
Una volta ricevuto il Rapporto Ricerca Fornitori, il cliente ha contattato direttamente i fornitori. Per sapere come gestire i fornitori e per ricevere preventivi precisi, offriamo istruzioni dettagliate nella Parte 2: Ricerca del Fornitori.
Dopo aver presentato le specifiche di prodotto, il cliente ha ricevuto le relative quotazioni da 3 fornitori su 4:
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A |
B | C |
D |
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SZ Reik |
SZ C Watch | SZ Sanobi |
SZ Lastar |
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$18.5 (Aggiudicato) |
$20.45 (Prezzo elevato) | Non è stato presentato alcun preventivo |
$16.41 (Prezzo basso) |
Da tener presente: Sebbene SZ Reik non ha presentato l’offerta più economica, il cliente ha tenuto in considerazione anche la conformità ai prodotti dichiarata dal fornitore, il Sistema di Gestione per la Qualità e lo status della Responsabilità Sociale d’Impresa. Scegliere un fornitore solo in base al prezzo non si rivela mai una decisione saggia.
Inoltre, un fornitore ha deciso di non presentare alcun preventivo, dal momento che, in questa fase, considera l’attività di questo cliente troppo ridotta. Anche se nel resoconto del reclutamento possiamo elencare i fornitori sulla base di “dati precisi”, non possiamo garantire che essi siano effettivamente interessati all’attività del cliente.
c. Il cliente ha richiesto un’ispezione in fabbrica tramite la Dashboard
Dopo aver ricevuto i preventivi da 3 fornitori su 4, il cliente ha ridotto il numero dei candidati ad solo un fornitore (fornitore A: Shenzhen Reik Watch Co., Ltd).
Il cliente ha deciso di chiedere anche un’ispezione in fabbrica per assicurarsi che il fornitore sia effettivamente in possesso delle competenze dichiarate.
L’ispezione in fabbrica è stata chiesta direttamente tramite la Dashboard del nostro sito web, a soli 279 USD. Il resoconto (in formato PDF) ed i file contenenti le immagini sono stati consegnati al cliente 24 ore dopo l’ispezione a Shenzhen.
Il fornitore ha superato l’ispezione e, di conseguenza, il cliente ha deciso di compiere il passo successivo ordinando un campione.
Detto questo, richiedere un’ispezione in fabbrica non è obbligatorio. La maggior parte dei nostri clienti non lo fa, ma la verifica ti mette a disposizione delle informazioni ulteriori, relative ad un fornitore candidato, che puoi ottenere solo tramite un’ispezione in loco.
3. Sviluppo dei Campione di Pre-Produzione
Con un fornitore candidato a portata di mano, il cliente, a questo punto, è pronto ad avviare la produzione dei campioni.
a. Download del Template 3A: Termini per l’Ordine dei Campioni
Prima di pagare il fornitore, il cliente ha utilizzato il Template 3A: Termini per l’Ordine dei Campioni, che comprende la titolarità della Proprietà Intellettuale, i termini di pagamento, la tempistica di produzione, i requisiti di conformità, i file di progettazione e tutti gli altri requisiti del campione.
Da tener presente: Non tutti i prodotti possono essere brevettati e questo è stato uno di quei casi. Detto ciò, il Template 3A dichiara che il cliente possiede il logo e gli stampi/altri utensili. Il cliente ha anche registrato un marchio commerciale nell’Unione Europea per proteggere il proprio marchio.
b. Pagamento dei campioni di prodotto
Il fornitore ha stampato, timbrato ed inviato le scansioni al cliente. Con la documentazione completa, Lanna Watches AB ha pagato il costo del campione e delle attrezzature inviando direttamente un bonifico sul conto bancario del fornitore.
Per risparmiare tempo e denaro, Lanna Watches AB ha utilizzato il sistema di pagamento del nostro partner sui pagamenti, che offre a tutti i nostri clienti un anno di trasferimenti internazionali gratuiti di denaro.
Già solo sul pagamento di quest’ordine del campione sono stati risparmiati quasi 50 USD di commissioni bancarie.
c. Ricezione del design di rendering 2D
Dopo aver ricevuto il pagamento da parte del cliente, il fornitore deve avviare il lavoro. Dopo qualche giorno, consegna al cliente un rendering del campione.
Il cliente ha chiesto alcune revisioni del rendering, ma, alla fine, nella stessa settimana ha approvato la versione successiva.
Da tener presente: il rendering mostra solo uno dei progetti dell’orologio ordinato da Lanna Watches
d. Produzione ed approvazione del campione
Più di 70 giorni dopo l’ordinazione dei campioni, il cliente ha finalmente ricevuto il primo lotto di quadranti e cinturini di orologio campione.
Una volta ricevuti i campioni, il cliente ha rilevato i seguenti problemi di qualità:
- Posizione scorretta del logo sul quadrante
- Il fornitore ha dimenticato di incidere il logo del cliente sulla piastra posteriore
- Il fornitore non ha utilizzato le batterie Sony, come specificato nel foglio d’ordine del campione
Ciononostante, il cliente ha deciso di andare avanti con la produzione in serie, dato che tutti i problemi di qualità erano relativamente facili da risolvere.
4. Produzione e Controllo Qualità
Il cliente ha approvato i campioni, nonostante i problemi di qualità, ed è ora pronto a dare il via alla produzione.
a. Download del Template 4A: Accordo di Vendita
Prima di fare un ordine e pagare il fornitore, il cliente ha deciso, saggiamente, di utilizzare il Template 4A: Accordo di Vendita.
Proprio come molti altri acquirenti, in un primo momento era scettico sul fatto che un fornitore avrebbe rispettato un contratto, ma dopo aver seguito il processo della Parte 4, ha capito che l’accordo di vendita è il mezzo per comunicare i requisiti di qualità ed il processo di garanzia della qualità.
Il cliente ha scaricato il Template 4A e lo ha modificato leggermente secondo i propri termini, che comprendono quanto segue:
- File per la specifica del prodotto
- Elenco delle normative obbligatorie nell’Unione Europea
- Termini di pagamento
- Termini di spedizione
- Clausola per la consegna tardiva
- Controllo qualità/termini per i test di laboratorio
Il cliente ha negoziato il contratto direttamente con il fornitore. Dopo aver raggiunto un accordo su tutti i termini, il fornitore ha stampato, firmato, timbrato ed inviato 3 serie di documenti originali all’indirizzo del cliente.
b. Versamento del deposito
Con il contratto in mano, il cliente ha firmato e restituito una copia. A seguito del processo descritto nella Parte 4, egli ha bonificato al fornitore un deposito pari al 30% dell’importo.
Per evitare eventuali frodi nei pagamenti, è stato rispettato l’elenco dei versamenti indicato nella Parte 4.
Anche in questo caso il cliente ha utilizzato il nostro partner sui pagamenti per versare il deposito sul conto bancario del fornitore. In tal modo, ha risparmiato più di 250 USD sul pagamento del deposito e del saldo.
c. Prenotare il controllo qualità tramite Dashboard
Il fornitore ha avviato la produzione subito dopo aver ricevuto il versamento del deposito. Con un tempo limite di produzione di 52 giorni, John ed il suo partner della Lanna Watches AB hanno avuto tempo sufficiente per prepararsi all’ispezione di qualità, che hanno prenotato tramite Dashboard.
Il giorno successivo alla prenotazione, l’agenzia preposta al controllo ha contattato il cliente per richiedere ulteriori informazioni e per completare la prenotazione. Il cliente ha dovuto fornire i seguenti dati:
- Recapiti del fornitore
- Data stimata del completamento dell’ordine
- Elenco dei prodotti
- Scheda delle specifiche del prodotto
- Immagini del campione/rendering 2D
Una volta inviate le informazioni indicate sopra, l’agenzia preposta al controllo si occupa del resto, compreso il coordinamento dell’ispezione direttamente con il fornitore.
Il controllo qualità può essere prenotato direttamente tramite la Dashboard, a partire da soli 299 USD.
Da tener presente: Il controllo qualità non è obbligatorio, ma è vivamente raccomandato.
d. Controllo qualità
Il controllo qualità avviene il giorno successivo alla conclusione della produzione. Il giorno seguente la verifica, il cliente riceve un resoconto sul controllo qualità (in formato PDF).
L’agenzia preposta al controllo ha verificato in totale 120 pezzi (su 600). I dati statistici sono i seguenti:
- Difetti minori: 4 pezzi (polvere, qualche segno)
- Difetti maggiori: 1 pezzo (movimento malfunzionante)
- Difetti critici: nessuno
Il cliente aveva già accettato nell’accordo di vendita un tasso di difetti maggiori/critici pari all’1,5%. Poiché questo tasso stimato è stato inferiore allo 0,8%, il cliente ha approvato il controllo qualità.
e. Prenotazione dei test di laboratorio sul prodotto tramite Dashboard
Prima di approvare l’ordine e bonificare il saldo del 70%, il cliente ha deciso di prenotare un test di conformità. Attraverso il Dashboard il cliente ha richiesto un preventivo gratuito per un test di laboratorio.
La società che si occupa della conformità ha richiesto un lotto di campioni direttamente al fornitore di Shenzhen. Esattamente una settimana dopo, il cliente ha ricevuto un rapporto dei test con il seguente risultato:
- REACH: Superato
- RoHS: Superato
A questo punto il cliente potrebbe finalmente approvare il lotto e versare il saldo.
f. Versamento del saldo
Il cliente ha versato il restante 70% utilizzando sempre il nostro partner sui pagamenti. Dopo soli 2 giorni, il fornitore ha ricevuto il denaro ed ha iniziato ad organizzare la spedizione tramite DHL.
Data le piccole dimensioni di questa consegna (54 kg), il cliente ha richiesto una spedizione aerea per risparmiare tempo e denaro.
5. Spedizione
Il cliente ha seguito il processo descritto nel Modulo 5: Trasporto, Dazi e Tasse nell’Unione Europea.
a. Prenotazione del trasporto aereo tramite Dashboard
Il cliente ha prenotato la spedizione direttamente tramite il nostro spedizioniere FLEET – che offre anche uno sconto di 55 USD per il primo trasporto a tutti i clienti della Guida per l’Importatore.
Lo spedizioniere ha contattato direttamente il fornitore ed ha organizzato il prelievo dei prodotti imballati e la loro consegna all’indirizzo del cliente.
Da tener presente: Puoi richiedere un preventivo gratuito tramite il nostro spedizioniere, che ti affida al corriere più adatto.
Puoi pagare lo spedizioniere tramite il sistema online FLEET e puoi utilizzare il codice che ti viene assegnato per ricevere 55 USD di sconto sulla tua prima spedizione.
b. Segui dettagliatamente la task list per completare il processo di trasporto
Poiché si è trattato di una consegna aerea, il cliente doveva aspettare solo l’ID del DHL per la localizzazione, fornito direttamente dallo spedizioniere.
L’IVA ed i dazi all’importazione sono stati fatturati direttamente da DHL al momento della consegna.