Come ottenere i campioni del prodotto da un fornitore cinese

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Cos’è un campione del prodotto e perché ne hai bisogno?

Un campione è un’unità del prodotto che intendi importare che viene utilizzata dai fornitori allo scopo di mostrare lo standard di qualità e le specifiche del prodotto ai possibili acquirenti.

Tali “campioni” non sono altro che rimanenze di produzioni passate (ovvero rimanenze di produzioni effettuate per conto di altri importatori) e, visto e considerato che difficilmente i fornitori cinesi mantengono scorte in magazzino, si tratta dell’unico modo per toccare con mano – è proprio il caso di dirlo – la qualità del prodotto.

Lo scopo di quest’articolo è di fornirti tutte le informazioni necessarie per richiedere un campione del prodotto, valutarne la qualità e poter quindi decidere se sia il caso di firmare un contratto di vendita e dare il via alla produzione di massa o, al contrario, scartare il fornitore e cercarne un altro.

Iniziamo con l’elencare i tre tipi di possibili campioni che puoi richiedere:

Campioni di fabbrica

Un campione di fabbrica è un’unità del prodotto realizzata per un importatore precedente. Essendo stato fabbricato secondo le richieste di un altro cliente, le specifiche del prodotto potrebbero non soddisfare pienamente i tuoi requisiti. Tale fattore può causare, sopratutto tra gli importatori meno esperti, non pochi problemi di incomprensione.

Supponiamo che il campione sia stato realizzato per un importatore russo, rispetti le dimensioni e i colori da te richiesti ma non gli standard di certificazione vigenti all’interno dell’Unione Europea.

Se tu ordinassi un prodotto “identico” allo scopo di importarlo in Italia ti verrebbe sequestrato all’arrivo in dogana in quanto non conforme agli standard di certificazione. Specifica sempre che tipo di standard dovrà rispettare la merce!

Chiarito questo punto, ordinare un campione di fabbrica rappresenta il metodo migliore per giudicare la capacità di produzione e gli standard di qualità di un dato fornitore. Un campione non può però rimpiazzare un accordo di vendita, che ti invito comunque a preparare e a far firmare al fornitore.

I campioni di fabbrica tendono ad essere economici, ma chiaramente il prezzo dipende dal prodotto. Alle volte è anche possibile ottenerli gratuitamente, ma dovrai comunque pagare le spese di spedizione (che nella maggioranza dei casi avviene per via aerea).

Ti suggerisco inoltre di ordinare campioni da diversi fornitori contemporaneamente visto che, per esperienza, il 70% dei campioni tende a non soddisfare gli standard di qualità o le specifiche del prodotto da te richieste. Se ordini più campioni contemporaneamente potrai quindi risparmiare diverse settimane.

Campioni personalizzati (ODM o OEM)

Iniziamo con lo spiegare la differenza tra campioni ODM e OEM. Un ODM, ovvero Original Design Manufacturing, è un prodotto basato sul design proposto dal fornitore sul quale viene apposto un tuo marchio personalizzato.

Un OEM, Original Equipment Manufacturing, è invece un prodotto completamente personalizzato; ovvero che oltre al tuo logo contiene anche delle specifiche (design, colori, funzionalità, eccetera) particolari (ovvero che il fornitore implementerà solo nel tuo caso specifico).

Facciamo un esempio: un vestito realizzato secondo il design proposto dal fornitore con il tuo marchio personalizzato è un ODM. Un vestito realizzato secondo un design originale da te proposto e con il tuo marchio è un OEM.

Perché hai assolutamente bisogno di ordinare un campione nel caso tu ti accinga ad acquistare uno stock di prodotti ODM o OEM? La ragione è che, senza visionare un campione, non vi è alcun modo per essere sicuri che il fornitore abbia la capacità – o anche solo i macchinari – per realizzare il prodotto che desideri.

Alcuni anni fa abbiamo lavorato per una piccola azienda che voleva importare berretti personalizzati (OEM). Dei cinque fornitori a cui commissionammo un campione, tre non riuscirono nemmeno ad avvicinarsi al prodotto richiesto dal cliente mentre gli ultimi due ci misero due mesi – e varie revisioni dei campioni – prima di riuscire a realizzare un prodotto accettabile.

Qual è la morale della storia?

Che se il cliente non avesse ordinato i campioni prima di scegliere il fornitore e dare il via alla produzione di massa si sarebbe ritrovato con uno stock di berretti inutilizzabili.

Il mio consiglio quindi è sempre quello di ordinare alcuni campioni del prodotto prima di dare il via alla produzione. Si tratta senz’altro di un buon investimento.

Come dovresti comportarti nel caso in cui un fornitore non riesca a realizzare un campione con le caratteristiche che hai richiesto? Scaricalo e cerca un altro fornitore!

Campioni “batch” (o batch samples)

Un campione “batch” è un’unità del prodotto realizzata durante la produzione delle tue merci. Vi è una grossa differenza tra i campioni realizzati per un altro fornitore e i campioni “batch”: questi ultimi sono infatti realizzati con i materiali, i componenti e le specifiche con cui verranno realizzate tutte le tue merci. Quindi un campione “batch” rappresenta al meglio la qualità e le caratteristiche delle tue merci.

L’ideale è farsi spedire un campione “batch” nella fase iniziale della produzione di massa in modo da poter correggere eventuali errori o addirittura fermare la produzione (nel caso il campione non possieda i requisiti che desideri).

Ma ottenere un campione “batch” rappresentativo è più facile a dirsi che a farsi visto che, se ne richiedessi uno, il fornitore non te ne manderà uno rappresentativo dell’intera produzione; al contrario, ti invierà il migliore prodotto sino a quel momento.

Nel frattempo il resto della produzione potrebbe benissimo trovarsi in uno stato disastroso. Il modo migliore è quello di scegliere il campione di persona o, se non ti trovi in Cina, di inviare un agente di commercio.

Cosa succede se i campioni “batch” non rispettano le specifiche da te richieste? E’ un caso che dovresti prendere in considerazione: è certamente meglio scoprire che le merci non corrispondono a quelle che desideri prima di versare il saldo finale del pagamento.

Nonostante sia normale ricevere uno stock di merci che abbiano un tasso di difetti che vada dallo 0.5 al 2%, il resto dei prodotti dovrebbe risultare conforme alle tue specifiche. Nel caso sorgano dei problemi rifiutati di versare il saldo finale sino a che il fornitore non ha riparato o sostituito l’intero lotto.

Devo pagare per ottenere i campioni?

Sì, in genere dovrai pagare i campioni di tasca tua. I campioni di fabbrica di solito sono economici o, addirittura, gratuiti. Però dovrai comunque pagare la spedizione. I campioni personalizzati (ODM o OEM) possono costare da dieci sino a mille euro (dipende dal prodotto).

Considera che i campioni personalizzati richiedono molto lavoro e, inoltre, è possibile che siano necessarie diverse revisioni prima che il fornitore riesca a realizzare un prodotto che rispetti la totalità delle specifiche che hai richiesto. Secondo la mia esperienza quest’ultimo è un caso piuttosto comune quando si importano vestiti o prodotti tessili in generale.

Sui prodotti in plastica o che, comunque, necessitano un macchinario per stampaggio, i fornitori tendono invece a realizzare un campione adeguato più velocemente.

Come devo comportarmi se il fornitore rifiuta di inviarmi un campione?

Significa che il fornitore ha qualcosa da nascondere. Un buon fornitore dovrebbe sempre essere disponibile ad inviarti un campione.

Quand’è il momento migliore per ordinare un campione?

Ti consiglio di non acquistare campioni prima di aver effettuato una ricerca preliminare dei prezzi e confermato che il fornitore possa rispettare gli standard di certificazione necessari per importare il tuo prodotto in Europa.

Ordinare campioni da un fornitore che non rispetta i tuoi vincoli di prezzo o certificazione è una perdita di tempo e denaro perché, alla fine, sarai comunque costretto a scartare il fornitore.

Fai competere i fornitori!

Ci possono volere settimane per ricevere i campioni di fabbrica. Come ho già detto, è possibile che i campioni inviati da alcuni fornitori non rispetteranno le tue specifiche. Quindi se vuoi essere sicuro di ultimare il processo di selezione entro poche settimane dovrai ordinare campioni da più fornitori contemporaneamente.

Questo concetto è ancora più importante nel caso si richiedano campioni personalizzati visto che il rischio di ricevere un campione non conforme alle specifiche in questo caso è ancora più elevato. Se la tua strategia non prevede di poter scegliere tra diversi fornitori dovrai infatti accontentarti della scelta che può offrire l’unico fornitore che hai contattato!

Immagazzinare i campioni

Quando ricevi un campione etichettalo con il nome del fornitore e la data di arrivo. I campioni definiscono lo standard di qualità della merce e dovresti sempre tenerli a portata di mano.

Vuoi importare prodotti dalla Cina?

Può essere difficile passare dall’ideazione di un prodotto alla sua realizzazione. Per aiutarti a gestire l’intero processo – dalla creazione di una specifica, al campionamento, fino al controllo qualità – abbiamo creato la “Guida per l’Importatore”.

Ecco cosa include:

a. Lista di fornitori (concernenti il tuo prodotto);

b. Esempi di etichette per l’Unione Europea;

c. Tutorial, video esplicativi ed task che ti guidano per tutto il processo, passo dopo passo;

Inoltre, puoi anche prenotare i controlli qualità, i test di laboratorio, e le spedizioni, tutto dalla nostra piattaforma.

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