Trovare un fornitore cinese – Meglio agire da soli o contrattare un agente?

trova un fornitore cinese

Un buon agente di commercio può essere un ottimo investimento per un’impresa che importa dalla Cina. Il problema è un buon agente, spesso, risulta essere troppo costoso per una startup. In quest’articolo andremo ad illustrare in che modo sia possibile trovare un fornitore in Cina senza l’aiuto di un agente di commercio e i motivi per cui tale approccio è il più adatto per molte piccole imprese.

I motivi per cui trovare i fornitori da soli è la strategia migliore per molte piccole imprese

Un agente di commercio che non sa fare il proprio mestiere non solo non ti porterà alcun vantaggio; al contrario, rischierà di danneggiare il tuo business. Molti agenti di commercio ricevono un incentivo economico (o bustarella) da parte dei fornitori che selezionano per i propri clienti. Un agente del genere tenderà a scegliere il fornitore disposto a pagare la commissione più alta, non certo il più qualificato per realizzare il prodotto richiesto dal cliente.

Non sto affermando che trovare un buon agente di commercio sia particolarmente difficile. Il problema è che spesso un piccolo importatore non può permettersi di ingaggiare un buon agente perché il prezzo è, semplicemente, troppo alto.

Il motivo è che l’intero processo di importazione (trovare il fornitore adatto, verificarlo, concludere il negoziato con successo, eseguire un controllo qualità dopo la produzione e inviare le merci) può richiedere anche più di cento ore di lavoro.

Siccome oltre alle ore di lavoro, un’agenzia deve anche sostenere delle spese (affitto degli uffici, tasse, eccetera), è facile capire perché un’agenzia onesta – ovvero che non si guadagna da vivere con le bustarelle dei fornitori cinesi – può arrivare a chiederti anche diverse migliaia di Euro di parcella. Per progetti molto grossi la parcella può essere anche di decine di migliaia di Euro, sopratutto se si intendono importare prodotti personalizzati di una certa complessità, come ad esempio schermi a LED.

E’ chiaro che se stai pensando di iniziare con un budget ridotto, per quanto utile e capace possa essere, non ha senso investire una cifra del genere in un agente.

Agire da soli diventa quindi spesso l’unica soluzione. Ecco cinque consigli per riuscirci al meglio.

1) Prepara una lista di specifiche del prodotto

Prima di iniziare a inviare richieste ai fornitori, avrai bisogno di sapere cosa chiedere. Dovrai, cioè, definire materiali, componenti, funzionalità, performance e qualità del prodotto che intendi importare. In altre parole, dovrai creare una lista di specifiche del prodotto.

Tieni presente che, se intendi importare le merci in Europa o negli Stati Uniti, per la maggior parte dei prodotti dovrai anche verificare che il fornitore possieda le capacità per realizzare un prodotto conforme agli standard di certificazione in vigore nel mercato di importazione.

Inoltre, quando si intende importare prodotti di una certa complessità quali l’elettronica, è importante trovare un fornitore che abbia messo in pratica un sistema di gestione per la qualità (come ad esempio l’ISO 9001).

2) Fai in modo che il fornitore risponda alle tue email

L’aspirante importatore invia una richiesta a diversi fornitori ma nessuno gli risponde. Si tratta di uno scenario abbastanza comune. Riuscire ad attirare l’attenzione di un fornitore cinese serio ed onesto è uno degli ostacoli maggiori che un piccolo importatore si troverà ad affrontare.

Il motivo è che i fornitori presenti su portali commerciali quali Alibaba o Global Sources ricevono, ogni giorno, tantissime richieste di preventivo (spesso per prodotti anche molto diversi fra loro).

Preparare un preventivo e inviarlo a un possibile cliente non è così facile come può sembrare. Il fornitore dovrà infatti contattare i propri fornitori di materiali e componenti, chiedere i prezzi aggiornati, calcolare la somma necessaria per acquistare le materie prime, sommare le spese di produzione (manodopera, elettricità, acqua, eccetera) e il proprio margine di profitto.

Visto il lavoro e il tempo necessario, i fornitori sono obbligati a compiere delle scelte, che spesso si traducono nel dare la priorità agli importatori che si dimostrano seri fin da subito piuttosto che perdere tempo con i tanti opportunisti che pensano di potersi arricchire in due mesi importando dalla Cina.

Il problema è che molti aspiranti importatori, anche quelli seri, inviano richieste di preventivo talmente incomplete e superficiali che li fanno passare per principianti. La domanda che devi porti è, quindi, la seguente:

“Come posso fare ad inviare una richiesta di preventivo che mi faccia sembrare, agli occhi dei fornitori cinesi, un importatore serio e non un opportunista squattrinato?”

Nel corso degli ultimi anni mi è capitato di discutere di questo problema con centinaia di “sales managers” (direttori vendite) stipendiati da aziende manifatturiere cinese. Ecco i punti in comune di tali discussioni:

A.) La maggior parte dei piccoli importatori invia richieste di preventivo incomplete. Questo impedisce al fornitore di preparare un preventivo specifico. Dopotutto nessun fornitore può inviarti un preventivo per un “orologio”. Ha infatti bisogno di conoscere il materiale della cassa (acciaio inossidabile, ad esempio), il movimento (Citizen IL, ad esempio), eccetera. Per differenziarti dai principianti ti basterà studiare il prodotto che vuoi importare, preparare una lista di specifiche esauriente, e inviarla al fornitore in un formato facile da interpretare.

B.) La maggior parte delle richieste non portano a niente in quanto, come già detto, il mondo è pieno di opportunisti che inviano richieste di preventivo un po’ a caso per “farsi venire l’idea giusta” o “capire come funziona.” I fornitori sono letteralmente seppelliti da richieste da parte di gente che non possiede ancora una partita IVA o, peggio, dichiara fin da subito di non aver nessun capitale da investire. Quando invii la tua richiesta di preventivo assicurati di presentare la tua azienda e di specificare il tuo ruolo (CEO, Sales Manager, eccetera). Più darai l’impressione che la tua azienda è importante (magari presentandoti come Sales Manager, implicando così che l’impresa dia lavoro a diverse persone) più aumenterai le possibilità che i fornitori che intendi contattare ti rispondano.

3) Gestisci il processo di acquisto in maniera efficace

E’ importante contattare fin da subito vari fornitori. Come ho spiegato nella sezione precedente, alcuni fornitori non si degneranno neanche di rispondere alle tue email. Tra quelli che risponderanno, non è detto che tutti abbiano la capacità di produzione per realizzare un prodotto che possieda le specifiche desiderate e sia conforme agli standard di certificazione europei. E tutto ciò senza aver neanche tenuto il prezzo in considerazione!

Contattare solo due o tre fornitori non è dunque abbastanza. Molti agenti di commercio includono decine di fornitori nel proprio processo di selezione. Ciò implica che dovrai gestire una mole importante di dati. Il modo più efficiente per farlo – noi lavoriamo così – è quello di utilizzare un foglio di lavoro Excel che, per ogni fornitore, contenga almeno i dati seguenti:

  • Certificati posseduti
  • Specifiche del prodotto garantite
  • Prezzi
  • Prezzi dei campioni dei prodotti
  • Tempo di produzione
  • Sistema di gestione per la qualità

Dovrai anche preoccuparti di archiviare documenti importanti quali, ad esempio, i risultati di test di certificazione precedenti che ti avrà inviato il fornitore.

4) Informa il tuo fornitore che farai eseguire un’ispezione qualità e un test di laboratorio

E’ importante informare subito i fornitori che intendi eseguire un’ispezione qualità e verificare che le tue merci siano conformi agli standard di certificazione (tramite un test in un laboratorio qualificato).

Non sorprenderti se, a causa di quest’informazione, molti fornitori smetteranno di rispondere alle tue email. Non si tratta di un problema. Al contrario, è importante scartare fin da subito i fornitori che non abbiano la capacità per realizzare un prodotto conforme agli standard di qualità e certificazione che richiedi.

5) Non perdere tempo con fornitori non qualificati

Non partire mai dal presupposto che il fornitore che hai contattato possieda la capacità per realizzare il prodotto che ti interessa. Considera inoltre che molti responsabili di vendita cinesi hanno l’abitudine di promettere più di quanto possano effettivamente garantire (in termini di prezzo, qualità e conformità agli standard di certificazione). Ecco perché “spaventarli” con un eventuale ispezione qualità o test di laboratorio (vedi punto precedente) è importante.

L’errore commesso da molti importatori è quello di scegliere il proprio fornitore – e quindi scartare gli altri che si erano contattati – troppo presto e sulla base di promesse non verificate. Portare avanti il negoziato con un solo fornitore è un errore in quanto quest’ultimo avrà l’opportunità di aumentare il prezzo o rifiutarsi di rispettare gli standard di certificazione all’ultimo istante, quando cioè l’importatore ha fretta di chiudere l’ordine e si trova nell’impossibilità di iniziare nuovamente il processo di ricerca dei fornitori.

Per evitare di trovarti in una situazione del genere ti consigliamo quindi di portare avanti il negoziato con diversi fornitori contemporaneamente e compiere la scelta definitiva solo all’ultimo momento (magari dopo aver ordinato alcuni campioni del prodotto da due-tre fornitori).

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