Perché deve essere tutto così difficile quando si ha a che fare con i fornitori cinesi? Inviate e-mail e a malapena ricevete una risposta.
Metti insieme il miglior mood board di sempre, comunicando il “feeling” che vuoi per la tua collezione primaverile – e il tuo fornitore non si preoccupa nemmeno di commentarlo.
La comunicazione tra i buyer d’oltreoceano, soprattutto quelli occidentali, e i fornitori cinesi è nel migliore dei casi disfunzionale. Il più delle volte è un vero disastro, che si traduce in gravi problemi di qualità e in enormi perdite per entrambe le parti.
In questo articolo condivido i miei 5 migliori consigli per comunicare efficacemente con il vostro fornitore, in modo da evitare incomprensioni e ritardi.
Siate estremamente chiari e concisi nella comunicazione
Nella produzione si deve pensare e comunicare come un ingegnere. Tuttavia, Alibaba.com e Globalsources.com hanno essenzialmente aperto la produzione a contratto a tutti gli imprenditori del pianeta.
Di conseguenza, molti imprenditori che non hanno un background di produzione o di sviluppo del prodotto si avventurano in un campo in cui non hanno alcuna esperienza.
Lo vedo continuamente, con specifiche di prodotto vaghe e aperte. O peggio, “documenti ispirati” che “comunicano una visione” al fornitore.
I produttori non vogliono o non hanno bisogno della vostra “visione” o “ispirazione”. Assemblano il vostro prodotto per ottenere un rapido profitto e basta.
Vogliono schede tecniche, disegni di progetto, file di etichette e distinte base. Questo è il linguaggio universale della produzione.
Inoltre, la maggior parte degli ingegneri e dei rappresentanti di vendita cinesi non conoscono bene l’inglese.
Pertanto, la comunicazione deve essere il più possibile chiara e concisa. Utilizzate punti elenco e documenti brevi e standardizzati.
Non aspettatevi che sia il fornitore a guidare il processo. Assumete sempre il ruolo di project manager.
La maggior parte dei fornitori non standardizza le proprie procedure. Nel migliore dei casi, possono avere un modello di ordine di acquisto e stabilire i termini di pagamento, ma niente di più.
La natura della produzione OEM è molto orientata all’acquirente. I produttori sono abituati a lavorare con acquirenti esperti che hanno tutti le loro procedure, i loro modelli di contratto e i loro requisiti di qualità.
Implementare le proprie procedure non farebbe altro che infastidire i clienti esistenti.
E poi arriva la strana startup, che si aspetta che il fornitore fornisca una tabella di marcia ben definita, con modelli di contratto e belle brochure.
Non funziona così.
In qualità di acquirente, grande o piccolo che sia, spetta a voi gestire il processo. Ciò significa che dovete dare al fornitore ordini espliciti su tutto, da cosa e come inviare un file di offerta, alla stesura di un contratto di vendita e all’esecuzione del controllo qualità.
Voi siete il responsabile del progetto, dall’inizio alla fine, e l’ago della bilancia non si muoverà di un centimetro senza che voi lo facciate avanzare giorno per giorno.
Aspettatevi che il vostro fornitore opponga una strenua resistenza alle vostre richieste.
Quando gestirete il processo, dovrete affrontare la resistenza del vostro fornitore.
Vi dirà che “non avete bisogno di un certificato di prodotto perché nessuno degli altri acquirenti europei lo ha mai richiesto” e che si rifiuta di firmare un contratto di vendita “perché semplicemente non è così che si fa in Cina”.
Oppure, che non è necessario effettuare un controllo di qualità o un test di laboratorio.
I fornitori cinesi sono squali. Riescono a sentire l’odore del sangue degli acquirenti deboli e inesperti a chilometri di distanza e non ci pensano due volte a prenderli in giro.
Semmai, hanno solo disprezzo per i fessi che cedono alle loro richieste.
E ad essere onesti, credo che non abbiano tutti i torti.
Troppe volte vedo acquirenti che hanno paura di offendere un fornitore con cui non hanno mai fatto affari. Forse a causa della correttezza politica, non riescono a capire che il loro fornitore non è semplicemente dalla loro parte.
I fornitori cinesi operano in un ambiente altamente competitivo, abituati a essere comandati a bacchetta da grandi acquirenti, concorrenti e subappaltatori locali.
Sono temprati alla battaglia e quindi dovete agire di conseguenza.
Il mio consiglio migliore è quello di sviare i loro tentativi di far deragliare i vostri processi, facendo riferimento alla “politica aziendale” o alle istruzioni dei piani alti. Si tratta semplicemente di una direttiva che è fuori dal vostro controllo… anche se siete una startup con un solo uomo che lavora in un dormitorio per studenti.
Non lo saprebbero comunque.
I cinesi capiscono l’importanza della gerarchia, quindi è un’argomentazione che si giustifica bene.
Non aspettatevi di ricevere risposta alle vostre e-mail. Usate Wechat e le telefonate per le comunicazioni quotidiane.
A volte sembra che sia tutto difficile quando si tratta di trattare con i fornitori cinesi, persino ricevere una risposta alle e-mail.
Le ragioni sono due.
In primo luogo, i rappresentanti di vendita cinesi non hanno le stesse abitudini di invio delle e-mail dei loro clienti, spesso focalizzati sull’e-commerce. Passano il tempo a incontrare gli acquirenti faccia a faccia, partecipano alle fiere e tengono d’occhio la produzione.
Quando hanno un’ora o due a fine giornata per rispondere alle e-mail, danno la priorità ai loro clienti abituali, non alla marea quotidiana di contatti medi che ricevono su Alibaba.
In secondo luogo, le e-mail inviate dall’estero ai server di posta cinesi hanno un alto tasso di mancata consegna. Di conseguenza, la metà delle vostre e-mail potrebbe non arrivare nemmeno nella casella di posta dei fornitori.
Non conosco il tasso esatto, ma è alto.
Dimenticate l’approccio “solo e-mail”. Non otterrete la loro attenzione e la mail potrebbe anche non essere consegnata.
Dovreste invece utilizzare una brillante app di chat chiamata Wechat, utilizzata essenzialmente da tutti in Cina.
Utilizzando Wechat, avete accesso diretto al vostro fornitore, in qualsiasi momento della giornata. È anche possibile effettuare chiamate attraverso l’applicazione.
Quando dovete inviare file di grandi dimensioni, potete utilizzare WeTransfer (non affiliato a Wechat, nonostante la somiglianza del nome) o altri servizi di trasferimento file.
Al massimo si può usare l’e-mail per richiedere un aggiornamento di stato, ma questo è tutto.
Non lasciatevi turbare da ritardi e “condizioni mutevoli”.
La produzione è complicata, ovunque sul pianeta. Non è una scienza esatta che si possa prevedere.
Ci sono sempre ritardi e i prezzi delle materie prime cambiano continuamente.
La Cina, poi, è ancora un Paese in via di sviluppo. Le cose sono semplicemente meno prevedibili rispetto ai Paesi sviluppati.
In qualità di acquirenti, dovete essere pazienti e tollerare i ritardi, e talvolta anche gli aumenti di prezzo.
Più volte ho visto acquirenti fissare scadenze, prezzi obiettivo e requisiti di qualità irrealistici.
Quando non possono essere rispettati, inviano lunghe e arrabbiate e-mail ai fornitori e ai prestatori di servizi, dicendo loro quanto sono delusi e che la prossima volta si rivolgeranno altrove.
Naturalmente, ci sono dei limiti a ciò che si dovrebbe accettare. Ma allo stesso tempo, dovete capire le condizioni del mercato ed essere un po’ flessibili.
Inoltre, il vostro fornitore non leggerà comunque quelle e-mail arrabbiate, quindi potreste semplicemente risparmiarvi la fatica.
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