Come evitare ritardi e risparmiare tempo quando si importa dalla Cina

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Le cose buone, a volte, richiedono tempo. Talvolta, molto più tempo di quanto la maggior parte degli importatori possa prevedere. La comunicazione lenta, le incomprensioni ed un numero infinito di revisioni dei campioni possono costare alle aziende centinaia di migliaia di dollari in termini di perdita di profitti. Questo è esattamente quello che trattiamo in questo articolo. Continua a leggere ed impara cosa puoi fare per far sì che i tuoi prodotti vengano consegnati nei tempi previsti, senza tirarla per le lunghe.

1. Acquista prodotti ODM (a marchio privato)

Lo sviluppo ex-novo di un prodotto può richiedere molto più tempo. I produttori cinesi possono fornire un’assistenza limitata, ma contano su di te perché sia tu a fornire loro la documentazione completa ed i file necessari alla produzione di attrezzature e prototipi, prima della produzione in serie. Inoltre, i nuovi progetti OEM (ovvero quelli concernenti prodotti personalizzati) devono essere testati ed è spesso molto difficile prevedere i difetti di progettazione ed i problemi tecnici prima della realizzazione di un campione di pre-produzione. Finanche il disegno più semplice di un abito può richiedere numerose revisioni prima che la tua specifica si traduca in un campione di riferimento destinato alla linea di produzione.

In alternativa, esistono i prodotti ODM. La maggior parte dei produttori cinesi può proporre cataloghi contenenti una vasta gamma di “prodotti standard” che possono essere personalizzati con il logo dell’acquirente. I prodotti ODM possono anche essere modificati in varia misura, comprese le modifiche al materiale, ai colori ed ai componenti. Esiste un ulteriore vantaggio, ovvero che l’acquisto di un prodotto ODM può anche portare ad una Quantità Minima da Ordinare inferiore rispetto ai prodotti OEM e, naturalmente, a costi di lavorazione inferiori, se mai ce ne fossero.

2. Usa i materiali ed i componenti standard del tuo produttore

Coordinare le consegne di materiali e componenti da parte di subfornitori e di produttori-esportatori non solo richiede tempo ed è un processo complicato, ma, spesso, si rivela del tutto inutile. I produttori-esportatori cinesi acquistano praticamente tutti i materiali ed i componenti da subfornitori che offrono una vasta rete di fornitori presenti in vari settori. Si tratta di rapporti che possono essere stati provati e testati per anni. Di solito le cose funzionano meglio e richiedono meno tempo se non costringi il fornitore ad uscire dalla sua solita routine di approvvigionamento.

3. Prepara tutte le specifiche tecniche ed i file

Come già detto, non è compito del produttore ideare i tuoi prodotti. Lui si aspetta che sia tu a fornire un modello bello e preparato, pronto per la produzione in serie o, almeno, alla realizzazione di un prototipo. Sulla base della mia esperienza, forse la cosa che fa perdere maggior tempo è quando gli acquirenti non riescono a fornire specifiche di prodotto e file completi e precisi.

Fornire il file di un logo in formato .jpeg, ad esempio, non è sufficiente. Al contrario, gli acquirenti devono fornire i file nel formato corretto, integrato con altri dati rilevanti come le dimensioni (anche se sono già specificate nel file), la posizione di stampa ed i colori. Non si deve tralasciare nulla, altrimenti lascerai il fornitore a cercare di capire cosa vuoi, qualcosa che, il più delle volte, si rivela essere una perdita di tempo che comporta conseguenti malintesi.

Prepara tutti i file ed i documenti necessari prima di iniziare a confrontarti con i fornitori. Dare specifiche e file incompleti, poco chiari o in conflitto, causerà ritardi e, successivamente, problemi di qualità. Quindi, prima di iniziare, assicurati di essere in possesso di quanto segue::

• I file del logo (in formato .ai o .png)
• I file CAD (ad esempio, .dxf)
• Le specifiche tecniche (in formato .pdf)
• I disegni del progetto (in formato .pdf)

4. Non selezionare troppo presto un produttore

Scommettere sul fornitore sbagliato è un altro errore tipico commesso, per lo più, dagli acquirenti inesperti. Le cose sembrano andare per il meglio. Il fornitore fa un preventivo con prezzi bassi, a volte di gran lunga inferiori rispetto ai suoi concorrenti. Poi arriva la prima tornata di campioni che si rivelano essere tutt’altro rispetto a quelli che ti aspettavi fossero. Il fornitore inizia con una seconda, una terza e, forse, anche una quarta revisione del campione, mentre le settimane diventano mesi. Nel frattempo, ci stai rimettendo le quote di mercato e sei sempre più disperato.

In Cina, gli agenti di commercio riescono a percepire tutto ciò, dato che tu continui a dir loro che puoi ancora aspettare. Per ovvie ragioni, il fornitore coglie l’occasione e potrà rifiutare ulteriori revisioni del campione, aumentando il prezzo di un ulteriore 40% e richiedendo il versamento completo del deposito prima di fare un altro passo.

A questo punto, hai due possibilità: o fai quello che ti dice il fornitore e paghi, sperando per il meglio, anche se questo fornitore non è neanche riuscito a consegnarti campioni che soddisfano i tuoi requisiti di qualità. L’altra alternativa è quella di dire di no e tornare indietro, ricominciando tutto da zero, posticipando tutto di altri 6 mesi. La speranza è l’ultima a morire, perciò, questa volta, molti acquirenti sperano davvero di fare le cose correttamente e pagano. Dopo tutto, “non hanno altra scelta”.

La maggior parte dei fornitori non è né “affidabile”, né tecnicamente in grado. Selezionare un fornitore sulla base di un prezzo basso, belle foto e di una, almeno inizialmente, buona attitudine indicata dal rappresentante, semplicemente non è una buona mossa. Lavora contemporaneamente con almeno tre o quattro fornitori e sbarazzati di quelli che non riescono a fornire campioni di prodotto soddisfacenti e che, altrimenti, ti causerebbero problemi. Poi, puoi semplicemente andare avanti, senza interruzioni, con gli altri fornitori. Mantieniti sempre una riserva.

5. Non smettere mai di controllare la tua casella di posta

Sia a noi, in qualità di fornitori di servizi, che ai produttori cinesi non piace dover indovinare. Di volta in volta, abbiamo bisogno dei tuoi commenti sia che si tratti di un logo inciso, sia del prezzo di un campione o dell’indirizzo di consegna. Se ci lasci aspettare per 2 settimane per ricevere le conferme di tutte queste piccole cose per le quali abbiamo bisogno del tuo input, allora le cose richiedono più tempo. Controlla la tua casella di posta tutti i giorni e, ogni volta che il fornitore ha bisogno che tu gli dia delle informazioni, non lasciarlo aspettare.

Ancora più fastidiosi per i fornitori sono gli acquirenti che, semplicemente, abbandonano il processo tutto ad un tratto per uno o sei mesi, senza chiedersi “perché nulla procede”. Non essere quel tipo di acquirente. So cosa significa gestire gli affari. Le cose saltano sempre fuori. Quando capita a te, informa educatamente i tuoi partner e fornitori in Cina del fatto che hai cose di cui occuparti e chiarire quando, o se, ritornerai da loro per riprendere la procedura.

Non stabilire scadenze eccessivamente improbabili

Talvolta, le cose buone richiedono tempo. In tutte le imprese esistono delle prassi e l’applicazione della procedura di appalto è ciò che fa davvero la differenza quando importi merce dall’estero, in particolare dalla Cina. Stabilire una scadenza non realistica, non ti sarà d’aiuto. Potrebbe addirittura essere dannoso, dato che sono pochi i fornitori che prendono sul serio tali scadenze.

Ho affrontato situazioni in cui gli acquirenti hanno venduto, ed hanno ricevuto il denaro, per prodotti immaginari basati su prezzi fasulli ricevuti da fornitori ugualmente senza scrupoli. Questa, in altre parole, non è una buona idea.

La Cina è un Paese in via di sviluppo, sia in termini di mentalità che di infrastrutture. Non tentare di stabilire scadenze estremamente brevi o non cercare di negoziare tempi di produzione di due settimane. Non è realistico. Sviluppare nuovi prodotti, e farlo bene, richiede tempo. Per i prodotti ODM, il processo richiede almeno 4-5 mesi, mentre per i prodotti OEM il processo può richiedere il doppio del tempo. I tempi di consegna per gli ordini ripetuti tendono ad essere di soli due o tre mesi, ma tutto viene meno se non organizzi bene le cose fin dall’inizio.

Non cercare scorciatoie

Ci sono due modi per ridurre i tempi. O metti in atto una strategia, ad esempio, come indicato in questo articolo, o cerchi delle scorciatoie saltando i passaggi fondamentali del processo di approvvigionamento. Questo è esattamente quello che molti importatori decidono di fare, quando cercano di risparmiare un paio di giorni eliminando il controllo di qualità o i test sulle sostanze. In effetti, puoi rivolgerti direttamente a Google o ad un elenco fornitori e trasferire denaro in favore di un qualsiasi fornitore preso a caso, risparmiando così mesi di lavoro noioso. Ma, in questo caso, rischieresti di preparare i documenti per il fallimento.

Sintesi delle misure per il risparmio di tempo

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Ecco cosa include:

a. Lista di fornitori (concernenti il tuo prodotto);

b. Esempi di etichette per l’Unione Europea;

c. Tutorial, video esplicativi ed task che ti guidano per tutto il processo, passo dopo passo;

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