Dopo aver effettuato un ordine e aver effettuato il pagamento anticipato del deposito, hai due scelte: puoi sederti e sperare che il fornitore ottenga il tuo prodotto correttamente, oppure puoi gestire attivamente il processo per correggere i problemi di qualità in fase iniziale, prima che sia troppo tardi.
Per farlo non è necessario trascorrere 2 mesi in un sacco a pelo in fabbrica. In effetti, puoi gestire i follow-up degli ordini dal tuo telefono o computer.
In questo articolo, Gaël Tauvel, co-fondatore di Asiaction a Guangzhou, spiega come gestire il follow-up degli ordini per garantire che il numero di unità difettose sia ridotto al minimo.
Di cosa parleremo:
• Con quale frequenza gli importatori dovrebbero contattare il proprio fornitore?
• Che tipo di informazioni (ad es. foto e video) deve fornire il fornitore?
• Ordine di follow-up quando si acquistano prodotti a marchio del distributore VS personalizzati
• Come risolvere problemi e difetti di qualità in fase iniziale
1. Con quale frequenza devo seguire i fornitori durante il processo di produzione?
Una volta ricevuto il programma di tutte le fasi di produzione dal produttore, dovresti programmare e-mail o telefonate nei momenti chiave (es.: una volta ricevuto il denaro, quando ricevono la materia prima quando iniziano la produzione quando finiscono i primi prodotti prima che finiscano la produzione ).
Tuttavia, la frequenza della comunicazione dipende dal tipo di ordine (ordine ricorrente o nuovo ordine e/o prodotto OEM) e dal rapporto di fabbrica (nuovo, noto).
Controlla la tabella seguente con i nostri consigli:
| TIPO FORNITORE | TIPO ORDINE | FOLLOW-UP |
| Nuovo fornitore | OEM (design personalizzato) | due volte a settimana |
| Nuovo fornitore | ODM (Private Label) | Ogni 10 giorni |
| Fornitore noto | Nuovo prodotto OEM | Una volta alla settimana |
| Fornitore noto | Ordine regolare | una o due volte durante la produzione |
Puoi adattare questo programma in base alla qualità degli ordini precedenti. In altre parole, se hai avuto problemi in precedenti occorrenze, segui i tuoi ordini più da vicino.2.
2. Quali domande devo porre per continuare le chiamate o le e-mail
Tutti gli ordini sono diversi, ma cercheremo di chiarire il processo e di darti alcuni suggerimenti legati a fasi importanti della produzione.
2.1. Requisiti dell’ordine
Non tutte le fabbriche cinesi sono ben organizzate e la disorganizzazione porta potenzialmente a ritardi, difetti e costi aggiuntivi.
Per evitare svolte sbagliate, è necessario chiedere alla fabbrica di confermare più volte le vostre esigenze (quando ricevono il vostro acconto, quando ricevono la materia prima, quando iniziano la produzione, durante la produzione). Invia loro la scheda tecnica concordata e chiedi loro:
• Hai ricevuto la scheda tecnica?
• Puoi (ancora) farlo esattamente come ho ordinato?
• Inviami alcune foto della materia prima/campioni di prima produzione
2.2. Tempi
La produzione in Cina dura generalmente circa 35 giorni (di fatto tra pochi giorni e due mesi a seconda del tipo/necessità/quantità di prodotto).
Le fabbriche cinesi possono effettivamente produrre qualsiasi prodotto in pochi giorni. Tuttavia, occorrono dalle 2 alle 3 settimane per ordinare e ricevere le materie prime. Con questo in mente, ecco le domande che dovresti porre alla fabbrica:
A. Quando riceverete la materia prima?
Poni questa domanda per verificare che abbiano ricevuto il materiale giusto, preparare l’ispezione (IPC) e successivamente per confermare il programma di produzione.
B. Quando inizierà la fase di produzione/montaggio?
Porre questa domanda per verificare che seguano il programma e per preparare le ispezioni effettuate durante la produzione (DUPRO).
C. Quando terminerà la produzione di massa?
Fai questa domanda per verificare che seguano il programma e per preparare l’ispezione finale (FRI) e il processo di spedizione (Carico container, Prenotazione spedizione, ecc.)
3. Devo richiedere immagini e video durante la produzione?
Sì, dovresti richiedere foto e registrazioni video della produzione. Tuttavia, proprio come la frequenza di comunicazione, il momento in cui chiedi dipende dal tipo di ordine.
Per gli ordini OEM, potresti voler controllare che la fabbrica abbia ricevuto il materiale giusto (forma, motivi, colori, ecc.).
Per gli ordini dal catalogo, a seconda che ordini per la prima volta o se si tratta di un ordine successivo, chiederai le foto in momenti diversi.
Consulta la nostra tabella per una visione più dettagliata di ciò che ti consigliamo:
| TIPO FORNITORE | TIPO PRODOTTO | FOTO/VIDEO |
| Nuovo fornitore | OEM (Custom Design) | Prima, durante e alla fine della produzione |
| Nuovo Fornitore | ODM (Private Label) | Durante ea fine produzione |
| Fornitore conosciuto | Qualsiasi tipo | durante e alla fine della produzione |
*Facoltativo o se si verifica un problema durante la produzione.
Raccomandazione:
evita di sprecare denaro in più ispezioni, chiedi foto e video prima di inviare un ispettore. Potresti essere in grado di rilevare in anticipo problemi critici e negoziare le riparazioni con la fabbrica.
Lascia che gli ispettori lavorino subito sui difetti nascosti.
Attenzione:
alcune fabbriche non sono molto inclini a inviare foto e video. Prendi questo come un segnale di avvertimento per quanto riguarda la qualità che offrono.
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