Garanzie e rimborsi quando si importa dalla Cina

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La produzione non è una scienza. Per gli importatori, sia grandi che piccoli, non si tratta di stabilire se si verificheranno problemi inerenti la qualità, ma quando tutto questo avverrà. Pertanto, quali obblighi i fornitori cinesi, sia i commercianti che i produttori, hanno in realtà nel rimborsare i loro acquirenti per tali complicazioni?

La risposta è semplice: sostanzialmente nessuno. Non esiste nessun trattato internazionale che, per impostazione predefinita, costringa il fornitore a rimborsare gli articoli difettosi secondo uno schema predefinito.

Eppure, molti produttori cinesi sostengono di offrire una garanzia a volte valida per anni! In questo articolo spieghiamo perché la “garanzia” nella produzione in outsourcing non è davvero quello che tu pensi che sia e perché per te è necessario andare fino in fondo ed analizzare i termini reali, piuttosto che fare ipotesi che spesso si rivelano disastrose.

Non ci sono “garanzie” nel commercio internazionale

Il termine “garanzia” è davvero fuori luogo in un contesto di Business to Business (commercio interaziendale). La garanzia, nel senso che il termine ha per la maggior parte delle persone, è un sistema che serve a proteggere i consumatori. Nelle operazioni commerciali tra aziende, invece, sta all’acquirente ed al venditore negoziare i termini.

Tutto ciò non rappresenta un’esclusiva per la Cina, ma è valido anche in Europa, in America e nella maggior parte degli altri mercati. Con questo non vogliamo dire che non esistano regole di sorta da applicare ai rapporti commerciali.

L’immagine soprastante mostra un elenco dei prodotti presenti su Alibaba.com. Questo fornitore afferma di offrire una “garanzia” per 5 lunghi anni. Perciò presumo di essere al sicuro, oggi ho effettuato un ordine, ma posso stare tranquillo fino a Gennaio del 2020? Non ci credo.

Quando acquisto un cellulare o un computer nuovi, so che sono provvisti di una garanzia. Se si rompono entro la scadenza della garanzia, spesso di uno o due anni, sono sicuro di ricevere un rimborso o un nuovo computer, di solito quest’ultimo. Eppure le cose non sono così semplici quando importi dalla Cina o da qualsiasi altro Paese.

Ti posso assicurare che questo fornitore, ammesso che esisterà anche nel 2020, non potrà mai dare ad un suo acquirente un rimborso incondizionato oppure effettuare la sostituzione del prodotto. Non è nemmeno di una possibilità remota.

La conclusione a cui giungo è che una “garanzia del produttore cinese” è di rado una garanzia, nel senso che io e te sappiamo. Al contrario, il termine “garanzia” indica che il fornitore ha una sorta di programma, o almeno una serie di termini che possono essere rispettati in maniera particolare, che specifica come gestire le sostituzioni, i rimborsi parziali, le riparazioni o il rifacimento del prodotto e nulla di tutto questo si basa sulla buona parola degli acquirenti.

Penso che l’espressione “ termini di rimborso“, o “ politica di sostituzione del prodotto difettoso “, siano molto più adatte.

Termini di rimborso

Come detto, una “garanzia” richiesta non rappresenta molto più di un’indicazione che il fornitore è in possesso di una sorta di politica d’indennizzo. Detto questo, la maggior parte dei fornitori farà tutto ciò che è nelle loro possibilità e troverà qualsiasi argomentazione, non importa quanto assurda, per evitare di rimborsare un acquirente.

Tutto questo ha un senso. Se i fornitori cinesi dovessero includere una serie di servizi aggiuntivi per i loro acquirenti, ad esempio le garanzie, lo sviluppo del prodotto e la spedizione, essi sarebbero ovviamente costretti ad aumentare i prezzi. I produttori cinesi lavorano con margini di profitto davvero ridotti.

Rimborsare un acquirente per un ordine intero basterebbe ad annullare l’intero profitto di mesi, addirittura di un anno. Detto questo, negoziare in maniera chiara e corretta i termini di rimborso è la parte fondamentale di un qualsiasi accordo di vendita. Continua a leggere e ti spiego come procedere al rimborso:

Opzione 1: Rimborso

Un ordine può essere rimborsato per intero o in parte. Il primo caso è molto raro e certamente il fornitore deve avere un forte incentivo per accettare una tale perdita.

L’opzione del rimborso prevede anche che il fornitore disponga di denaro sufficiente, o altri beni che possono essere messi in vendita rapidamente. Questo, tuttavia, non è il caso della maggior parte dei produttori di piccole e medie dimensioni.

Inoltre, a causa dei rigidi controlli attuati sui capitali in Cina, esistono dei limiti sulla quantità di denaro che una società, e un privato, possono trasferire all’estero.

Pertanto, un rimborso non solo può essere difficile da negoziare, ma è anche più difficile da attuare a causa delle normative locali, o semplicemente perché il fornitore non ha la liquidità sufficiente per effettuarlo.

Opzione 2: Rifacimento

E’ molto più facile far sì che un fornitore accetti di rifare un prodotto, piuttosto che riceverne il rimborso completo. Tuttavia, ci sono una serie di cose da considerare quando si redigono i “termini di rifacimento” sull’Accordo di Vendita:

• Quando il fornitore rifarà i prodotti? Rifare e rispedire pezzo per pezzo (man mano che i difetti vengono segnalati) non è cosa fattibile per entrambe le parti. Al contrario, ti suggerisco di specificare un certo limite che, se oltrepassato, impone al fornitore di rifare subito la merce difettosa. Quando il numero delle unità difettose risulta inferiore a questo limite (ad esempio, 100 pezzi), il fornitore è autorizzato a rifare gli articoli in occasione dell’ordine successivo.

• Il fornitore deve rispettare un determinato periodo di tempo che parte dalla data in cui la richiesta di risarcimento viene presentata, fino alla data di spedizione della merce.

• Non aspettarti che il fornitore copra i costi supplementari di trasporto, i dazi e le imposte. Per i dazi e le imposte puoi pretendere una deduzione da parte delle autorità fiscali e doganali locali (nella maggior parte dei Paesi esistono delle normative riguardanti le sostituzioni internazionali), mentre il trasporto può essere risarcito dalla compagnia assicuratrice.

Opzione 3: Riparazione

I termini di garanzia di molti produttori non sono molto più che una dichiarazione scritta secondo cui i produttori”ripareranno tutti gli articoli difettosi”. C’è un piccolo problema: loro sono in Cina e tu sei molto lontano dalla Cina. Perciò, il primo passo è quello fare in modo di restituire gli articoli. Pertanto bisogna rispondere alle seguenti domande:

• Chi sosterrà le spese di rientro della merce? (Con ogni probabilità l’importatore)

• E se agli articoli non è permesso passare attraverso la dogana cinese? (La dogana cinese, “Hai Guan”, spesso opera in maniera misteriosa)

• Quanto tempo avrà il fornitore per riparare gli articoli?

• Cosa succede se i prodotti non possono essere riparati?

Alcuni difetti non possono essere riparati. La stessa cosa può dirsi per quanto riguarda gli articoli non conformi alle normative ed alle direttive di prodotto. Non puoi riparare un capo di abbigliamento per farlo diventare magicamente conforme alle normative sulle sostanze come REACH (Unione Europea) o California Proposition 65 (Stati Uniti). Detto questo, “la riparazione” è spesso il termine di rimborso scelto da molti fornitori, dato che lascia a loro il controllo completo del processo.

Opzione 4: Pezzi di ricambio

Quando acquisti macchinari e veicoli, ad esempio, da fornitori europei o statunitensi, puoi stare piuttosto tranquillo nel ritenere che loro garantiscono la catena di approvvigionamento dei pezzi di ricambio. Macchinari, schermi a LED e molti altri prodotti hanno bisogno regolarmente di sostituzioni.

Molti fornitori, in particolare nel settore dei LED, inserisce in ciascun ordine delle parti extra, consentendo in tal modo all’acquirente di sostituire i componenti mal funzionanti, ad esempio le ventole e gli alimentatori, mentre il fornitore spedisce delle parti sostitutive supplementari. Quando redigi i termini relativi alla sostituzione, devi prendere in considerazione quanto segue:

• Il fornitore procura le parti di ricambio a titolo gratuito? Se la risposta è sì, per quanto tempo tutto questo sarà valido?

• Sarà l’acquirente o il fornitore a sostenere i costi di consegna? (In molti casi sarà l’acquirente)

• Esistono dei requisiti di Quantità Minima da Ordinare per ciascun pezzo di ricambio?

• Quanti giorni ha il fornitore per spedire le parti di ricambio?

Presentare una richiesta di rimborso

I termini di rimborso di un accordo di vendita sono assolutamente inutili se non vengono integrati da un sistema atto alla presentazione della richiesta di rimborso al fornitore.

Cosa succederebbe se il fornitore ti chiedesse di documentare i difetti estetici di migliaia di unità? Mentre le società occidentali si basano in gran parte sulla “fiducia fino a quando si dimostri il contrario”, in Cina le cose vanno in senso opposto. La società cinese non è costruita sulla fiducia tra le persone (eccetto per quello che riguarda gli amici intimi ed i familiari), o sugli affari per quello che valgono.

Questo è uno dei numerosi motivi per cui i fornitori cinesi sono riluttanti nel rimborsare gli acquirenti. In realtà, gli importatori cercano anche di truffare i fornitori, pertanto non è davvero ragionevole aspettarsi che essi accettino una richiesta di rimborso senza una specie di prova.

Questo è il motivo per cui è necessario un sistema di richiesta di rimborso fortemente specifico. Tale meccanismo, anch’esso parte dell’accordo di vendita, deve rispondere alle seguenti domande:

• Qual è la definizione di articolo difettoso? (Facendo riferimento alla “buona qualità” è inutile, dato che, in parole povere, una definizione universale di cosa sia la “buona qualità” non esiste.)

• Quali informazioni l’acquirente dovrà trasmettere al fornitore? (ad esempio, foto, video e documenti che elencano le quantità difettose)

• L’acquirente deve documentare ed elencare ogni singola unità difettosa? (Controllare centinaia o, addirittura, migliaia di unità non è fattibile nei Paesi che hanno un costo elevato di manodopera, cosa che i fornitori cinesi comprendono di rado). In caso contrario, quante unità dovranno essere documentate?

• In caso contrario, quante unità sono indicizzate?

• Cosa accade se gli articoli non superano i test di conformità? (Classificando così l’intero lotto come difettoso)

• L’acquirente è tenuto a restituire gli articoli difettosi in Cina? Se sì, chi deve pagare le spese per la riconsegna in Cina e poi di nuovo all’acquirente? (Restituire la merce non è mai cosa fattibile quando importi quantità di merce assai ridotte)

• Quanti giorni, a partire dalla data di presentazione della richiesta di rimborso, ha il fornitore per rifare, rimborsare, riparare o fornire le parti di ricambio? (ad esempio, 35 giorni)

• Quanto tempo, a partire dalla data di spedizione, ha l’acquirente per presentare la richiesta di rimborso? (ad esempio, 180 giorni)

Come hai probabilmente notato, il sistema per la richiesta di rimborso è fondamentale per due cose. In primo luogo, per “la costruzione di un caso” sufficiente al fornitore per il rimborso e, in secondo luogo, per creare un sistema che eviti le trattative che richiedono tempo e non portano da nessuna parte.

Allora, cosa accade se il fornitore rifiuta semplicemente di onorare i termini del rimborso? Certamente non è una cosa impossibile, infatti riceviamo regolarmente tali segnalazioni. Come già detto, la maggior parte dei produttori cinesi opera con margini di profitto decisamente ridotti.

Un fornitore può anche non avere risorse sufficienti per rimborsare un acquirente, indipendentemente dalle sue intenzioni. Alcuni fornitori vanno anche in bancarotta, mentre altri possono semplicemente interessarsi meno della loro reputazione. Un fornitore rimborsa un acquirente solo quando ha un incentivo a farlo, o per preservare la propria reputazione o per mantenersi l’acquirente per un lungo periodo.

Conclusioni

Nel commercio internazionale non esistono certezze assolute, soprattutto quando si parla di Paesi in via di sviluppo. Al contrario, è tutta questione di gestione del rischio .

E’ fondamentale redigere dei termini di rimborso chiari, ma non fare affidamento sul fatto che il tuo fornitore voglia rimborsarti quando le cose vanno male. Se non altro, prendi in considerazione una qualsiasi forma di rimborso da parte del fornitore come un bonus.

I termini di rimborso, o “garanzia”, non sono mai un’integrazione, o una sostituzione, per un processo di due diligence del fornitore eseguito correttamente e seguito da un processo di garanzia della qualità.

Alla fine, tutto ciò che conta davvero è che la qualità dei prodotti e gli articoli siano conformi a tutte le normative vigenti ed ai requisiti in materia di etichettatura: questo è quello che conta davvero.

In senso letterale, la nave salpa quando il carico viene spedito. Considera come bonus qualsiasi forma di rimborso fatta dopo questo “punto di non ritorno”, piuttosto che considerarla un fattore di cui tenere conto nei tuoi affari. Ti abbiamo avvisato.

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