Come gestire il processo di produzione in Cina

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Abbiamo la tendenza a concentrarci su ciò che accade fino a quando l’acquirente ha individuato un produttore idoneo ed è pronto a fare il primo ordine. In questa guida divisa in due parti ti spieghiamo come devi gestire la fase successiva del processo: prima, durante e dopo la produzione. Nella prima parte della guida “Gestire il Processo Produttivo in Cina” ti accompagnano dalla negoziazione, dalla firma del contratto di vendita e dall’iniziale versamento del deposito, fino alla produzione in serie ed alla consegna dei campioni del lotto.

1. Accordo di Vendita

L’ accordo di vendita costituisce la base per il tuo primo ciclo di produzione, ma anche per tutti quelli futuri, ed ha due funzioni principali:

a.) Definire la progettazione, la qualità e le funzioni del prodotto (per evitare i problemi di qualità dovuti agli equivoci ed al fatto che il fornitore faccia il minimo indispensabile).

b.) Creare una struttura/schema per aumentare l’efficienza

Cominciamo con la prima parte. A questo punto dovresti essere in possesso di almeno un campione alfa o beta, oltre che delle specifiche desiderate ottimizzate in base alle capacità del produttore. Tutte le specifiche rilevanti ed i file allegati devono essere inclusi nel contratto. Non c’è spazio per le supposizioni e tralasciare qualcosa, indipendentemente da quanto ovvio sia, tornerà a crearti problemi in seguito.

La seconda parte è altrettanto importante, dato che non vuoi rinegoziare i termini dell’ordine ogni volta che acquisti un prodotto. In quanto tale, il contratto deve includere anche i seguenti termini:

• La definizione di prodotto difettoso / l’elenco dei difetti
• Il numero dei difetti accettabili
• I termini risarcitori
• I termini di pagamento
• I requisiti di Quantità Minima da Ordinare
• Le coordinate bancarie
• Le normative tecniche vigenti e le normative/direttive di sicurezza
• Le etichette ed i file grafici
• Il controllo qualità
• I test di conformità
• La spedizione
• L’imballaggio per l’esportazione
• I tempi di produzione
• La clausola per la consegna ritardata
• Il piano di produzione (primo ordine/ordini consecutivi)

Dopo la negoziazione il Rappresentante Legale (come specificato nella licenza commerciale) firmerà il contratto a cui verrà aggiunto il timbro dell’azienda. Non accettare copie digitali, ma pretendi che il fornitore ti invii le copie cartacee vere e proprie. E’ arrivato il momento di procedere.

2. Versamento del deposito

Prima che il tuo fornitore faccia qualsiasi cosa, potresti versare la caparra. Per evitare le frodi nei pagamenti, dovrai versare sul conto bancario specificato solo la cifra stabilita nell’accordo di vendita. I dettagli del beneficiario devono essere corretti, altrimenti la banca ricevente in Cina ti restituirà il denaro. Per evitare tale spreco di tempo, devi essere a conoscenza di quanto segue:

a. Nome del beneficiario: Proprio come specificato dal fornitore. I nomi delle aziende cinesi sono spesso piuttosto lunghi e non puoi tagliarli a metà, anche se la tua banca non ti permette di inserire il nome completo. Se si verificasse questo caso, inserisci i caratteri rimanenti nel campo del messaggio.

b. Indirizzo del beneficiario: Lo stesso discorso vale per l’indirizzo del beneficiario. Non escludere nulla, altrimenti il pagamento potrebbe essere respinto dalla banca cinese. Se l’indirizzo è troppo lungo: cerca di abbreviarlo un po’ (ad esempio, 333 Hao Zhang Yang Road può essere accorciato in 333 Zhangyang Rd).

c. Numero del conto corrente bancario: Deve essere uguale, come specificato dal fornitore. I conti correnti bancari cinesi hanno solo un numero di conto, sia per le transazioni internazionali che per quelle nazionali (a differenza, ad esempio, dell’Unione Europea che utilizza l’IBAN per le transazioni internazionali).

d. Conto corrente bancario del beneficiario: Puoi inserire il codice SWIFT o il nome della banca insieme ai dati della filiale ed all’indirizzo della banca.

e. Valuta: Dollari americani.
Subito dopo aver effettuato il versamento, invia la cosiddetta “prova di pagamento”, che può essere una registrazione della transazione da parte della banca online inviata direttamente alla tua persona di contatto. Nel caso in cui al tuo contabile manchi qualcosa, chiedi conferma delle coordinate bancarie nella “prova di pagamento”. Prosegui il follow-up con il fornitore fino a quando lui non conferma l’arrivo del pagamento del deposito, cosa che dovrebbe avvenire entro 2 o 3 giorni lavorativi. Una volta arrivata la caparra, informa il fornitore che il tempo di produzione comincia dal momento della ricezione della caparra e che ti aspetti che la merce sia completa e pronta per l’ispezione entro il termine previsto (come specificato, ancora una volta, nell’accordo di vendita).

Note: Il processo descritto sopra presuppone che tu effettui il pagamento secondo i termini del bonifico bancario. Se invece paghi tramite lettera di credito (L/C), il processo è diverso. Clicca qui per saperne di più.

3. Produzione in serie

La produzione in serie inizia nel momento stesso in cui il fornitore conferma l’arrivo del versamento del deposito. Il tempo passa ed il fornitore deve ora mettere in atto la procedura descritta nel piano di produzione. Il processo varia a seconda del prodotto, ma ecco come potrebbe essere:

• Acquisto dei componenti e dei materiali: 10 – 20 giorni (dai subappaltatori)
• Lavorazione dei componenti e dei materiali: 10 – 15 giorni (in azienda)
• Completamento dei campioni del lotto: 1 – 3 giorni (Consigliato per il primo lotto)
• Assemblaggio: 5 – 8 giorni
• Imballaggio: 1 – 2 giorni

Pur ricevendo i prototipi, prima di decidere di andare avanti e fare un ordine, ti consigliamo vivamente, almeno per il primo lotto, di pretendere dal fornitore che prima produca un certo numero di campioni del lotto per poter ricevere la tua approvazione prima di procedere alla produzione in serie. In effetti, questa cosa potrebbe creare una battuta d’arresto nella produzione, soprattutto se i campioni devono essere consegnati nel tuo ufficio (anziché essere approvati in loco da un ispettore). Ciononostante, i fraintendimenti e l’incuria sono comuni, pertanto questa è la tua ultima possibilità per evitare che i problemi di qualità si estendano ulteriormente.

Potresti anche richiedere degli aggiornamenti settimanali sullo status produttivo e le foto relative. Quando il lotto è in fase di completamento, devi ricevere la conferma della data d’ispezione. Tali date tendono a cambiare, ma informa il tuo addetto al controllo qualità con largo anticipo e comincia a lavorare quanto prima possibile alle liste di controllo.

Nota: Il piano di produzione presuppone che tutte le attrezzature (ad esempio, gli stampi ad iniezione) siano già complete prima che inizi la produzione in serie, dato che tali attrezzature sono necessarie per realizzare i campioni di pre-produzione.

4. Controllo qualità e test di conformità

E’ arrivato il momento di controllare che i prodotti siano realizzati secondo le specifiche e siano conformi a tutte le normative di sicurezza vigenti ed ai requisiti di etichettatura. Questo è un processo diviso in due fasi, come illustrato di seguito.

a. Preparazione

Puoi cominciare a redigere la lista del controllo qualità ben prima di avere un fornitore. Lo scopo è quello di eseguire tutti i test necessari per verificare che i prodotti vengano realizzati secondo tutte le specifiche tecniche elencate nell’accordo di vendita. Molto probabilmente, ingaggerai un’agenzia, con sede in Cina, preposta al controllo qualità che svolga l’ispezione in fabbrica a tuo nome. Ciononostante, è compito tuo fornire loro delle liste di controllo chiare ed esplicite. Sì, molto spesso queste agenzie possono fornire dei moduli dettagliati, ma non avanzano alcuna ipotesi. L’ispezione verrà svolta in base al protocollo.

Come indicato nella Parte 1: Sia l’accordo di vendita che tutte le normative e le direttive vigenti devono essere specificati anzitutto nel contratto. Devi comunque contattare anche una società addetta allo svolgimento dei test di prodotto (ad esempio, la SGS o il Bureau Veritas) un paio di settimane prima che la merce sia stata ultimata per confermarle il prezzo e l’indirizzo di consegna dei campioni.

Devi anche dare istruzioni al tuo agente preposto al controllo qualità affinché raccolga ed invii i campioni direttamente dalla fabbrica alle società preposte allo svolgimento dei test. Non incaricare il tuo fornitore perché faccia tutto questo al posto tuo.

Per quanto riguarda la lista del controllo qualità, non aspettarti che l’ispettore “sappia” cosa sia la buona qualità. Non sono ammesse ipotesi.

Per la verifica della conformità contatta la società che svolge i test. Dai istruzioni all’ispettore incaricato del controllo qualità, affinché raccolga dei campioni specifici e li consegni alla SGS (oppure ad altre società). Lo scopo è quello di scoprire i problemi di qualità.

Da osservare: Non tenere segreti il controllo ed i test di conformità che verranno svolti nell’ambito del controllo. E’ molto probabile che i fornitori si uniformino meglio alle tue specifiche ed ai requisiti di qualità se sanno che controllerai i prodotti prima di versare il saldo.

b. Attuazione

La maggior parte degli acquirenti sceglie d’inviare l’ispettore una volta che tutti i prodotti sono completamente assemblati ed il loro 50-80% è già stato imballato. Come già detto, il controllo viene svolto in base al protocollo ed il suo risultato viene solitamente consegnato entro 24 ore. Questo è ciò che dovresti aspettarti dall’agenzia preposta al controllo qualità:

1. Verbale del controllo qualità: Contiene tutti i dati dei test, comprese misurazioni ed altre conclusioni, rispetto al “risultato richiesto”.

2. Immagini e video: Evidenziano le attività, i difetti e le procedure dei test.

In questa fase, l’agenzia preposta al controllo presenta anche i campioni del lotto provenienti dai test di conformità e tu dovrai contattare direttamente la società che svolge i test (a meno che la cosa non venga gestita dalla tua agenzia preposta al controllo qualità) per confermarne l’arrivo ed il costo del test finale. Questa verifica deve essere svolta immediatamente dopo che hai pagato la società preposta allo svolgimento dei test.

Una volta concluso questo processo, sei in possesso dei dati necessari per decidere se approvare o rifiutare il lotto. Molto probabilmente, sarai costretto ad avere a che fare con un certo numero di difetti (speriamo marginali). Se approvi il rapporto del controllo qualità e se i rapporti dei test vengono riconsegnati.

Da osservare: Il processo dei test di conformità supera sempre i tempi di produzione e potrebbe necessitare di ulteriore tempo che va da 1 a 4 settimane. Quando importi determinati prodotti, ad esempio i tessuti e l’abbigliamento, potresti raccogliere il materiale dei campioni molto prima del processo e, quindi, risparmiare delle settimane. Tuttavia, alcuni prodotti devono essere testati e certificati come “unità assemblate”, come nel caso dei sistemi elettronici e dei giocattoli.

5. Pagamento del saldo

Non hai la possibilità di vederti restituire il denaro dopo che hai pagato il saldo. In questa fase devi essere sicuro che i prodotti corrispondano ai requisiti di qualità e siano stati realizzati nel rispetto di tutte le normative vigenti nel mercato italiano. Tuttavia, se ci fossero dei problemi da risolvere, aspetta a versare il saldo fino a quando non verranno apportate le modifiche necessarie.

Ancora una volta: versa il denaro sul conto corrente bancario giusto e tieni traccia dei dettagli. Invia una “prova di pagamento” e svolgi ulteriori controlli fino a quando il pagamento verrà confermato dal fornitore. Al giorno d’oggi, la maggior parte dei fornitori richiede il pagamento prima della spedizione dei prodotti al porto di carico. Tuttavia, i termini specifici dipendono da ciò che avete negoziato nell’accordo di vendita. Alcuni fornitori potrebbero anche accettare il saldo finale dopo l’invio della copia della polizza di carico, ma non del documento originale (necessario allo sdoganamento della merce).

6. Spedizione

Il processo esatto dipende dagli Incoterms specificati nell’accordo di vendita. Eccone una sintesi:

Franco fabbrica (EXW): La merce viene preparata per il ritiro presso l’impianto di produzione del fornitore. Il tuo spedizioniere deve provvedere al trasporto della merce verso il porto d’imbarco in Cina e deve occuparsi di tutte le procedure di sdoganamento. Per la maggior parte dei casi, non consiglio il franco fabbrica anche perché non è quasi mai economico.

Franco a bordo (FOB): Il fornitore si occupa della consegna al porto d’imbarco e dello sdoganamento della merce. Ciononostante, devi prenotare il trasporto dal porto di carico (ad esempio, Shenzhen) verso quello di dstinazione.

Costo, assicurazione e trasporto al porto di destinazione (CIF): Tutto ciò che è incluso nel franco a bordo e la spedizione al porto di destinazione, ma esclude le tasse portuali ed il trasporto all’interno del Paese di destinazione. Quando spedisci con container a carico parziale (LCL), le tasse portuali sono spesso di molto superiori all’ammontare del nolo marittimo, perciò stai attento.

Consegna al terminal (DAT): Tutto ciò che è incluso nel CIF, comprese le tasse portuali nel porto di destinazione. Tuttavia, il trasporto interno non è incluso.

Consegna nel luogo di destinazione (DAP): Tutto ciò che è incluso nel DAT, compreso il trasporto interno al tuo ufficio o magazzino.

Detto questo, prima che tu possa riscattare la merce, il fornitore o lo spedizioniere devono inviare i documenti di trasporto che comprendono la polizza di carico, la fattura commerciale e la distinta d’imballaggio. Tutto deve essere fatto non oltre due settimane prima dell’arrivo previsto della merce. Per le imprese che si occupano d’importazione ed hanno sede, ad esempio, a Singapore, in Malesia ed Australia, i documenti devono essere consegnati molto prima.

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