Gestire il processo di produzione in Cina – Parte I: Contratti, Pagamento e Campioni di produzione

Gestione della Produzione

Abbiamo la tendenza a concentrarci su ciò che accade fino a quando l’acquirente ha individuato un produttore idoneo ed è pronto a fare il primo ordine. In questa guida divisa in due parti ti spieghiamo come devi gestire la fase successiva del processo: prima, durante e dopo la produzione. Nella prima parte della guida “Gestire il Processo Produttivo in Cina” ti accompagnano dalla negoziazione, dalla firma del contratto di vendita e dall’iniziale versamento del deposito, fino alla produzione in serie ed alla consegna dei campioni del lotto.

1. Accordo di Vendita

L’ accordo di vendita costituisce la base per il tuo primo ciclo di produzione, ma anche per tutti quelli futuri, ed ha due funzioni principali:

a.) Definire la progettazione, la qualità e le funzioni del prodotto (per evitare i problemi di qualità dovuti agli equivoci ed al fatto che il fornitore faccia il minimo indispensabile).

b.) Creare una struttura/schema per aumentare l’efficienza

Cominciamo con la prima parte. A questo punto dovresti essere in possesso di almeno un campione alfa o beta, oltre che delle specifiche desiderate ottimizzate in base alle capacità del produttore. Tutte le specifiche rilevanti ed i file allegati devono essere inclusi nel contratto. Non c’è spazio per le supposizioni e tralasciare qualcosa, indipendentemente da quanto ovvio sia, tornerà a crearti problemi in seguito.

La seconda parte è altrettanto importante, dato che non vuoi rinegoziare i termini dell’ordine ogni volta che acquisti un prodotto. In quanto tale, il contratto deve includere anche i seguenti termini:

  • La definizione di prodotto difettoso / l’elenco dei difetti
  • Il numero dei difetti accettabili
  • I termini risarcitori
  • I termini di pagamento
  • I requisiti di Quantità Minima da Ordinare
  • Le coordinate bancarie
  • Le normative tecniche vigenti e le normative/direttive di sicurezza
  • Le etichette ed i file grafici
  • Il controllo qualità
  • I test di conformità
  • La spedizione
  • L’imballaggio per l’esportazione
  • I tempi di produzione
  • La clausola per la consegna ritardata
  • Il piano di produzione (primo ordine/ordini consecutivi)

Dopo la negoziazione il Rappresentante Legale (come specificato nella licenza commerciale) firmerà il contratto a cui verrà aggiunto il timbro dell’azienda. Non accettare copie digitali, ma pretendi che il fornitore ti invii le copie cartacee vere e proprie. E’ arrivato il momento di procedere.

2. Versamento del deposito

Prima che il tuo fornitore faccia qualsiasi cosa, potresti versare la caparra. Per evitare le frodi nei pagamenti, dovrai versare sul conto bancario specificato solo la cifra stabilita nell’accordo di vendita. I dettagli del beneficiario devono essere corretti, altrimenti la banca ricevente in Cina ti restituirà il denaro. Per evitare tale spreco di tempo, devi essere a conoscenza di quanto segue:

a. Nome del beneficiario: Proprio come specificato dal fornitore. I nomi delle aziende cinesi sono spesso piuttosto lunghi e non puoi tagliarli a metà, anche se la tua banca non ti permette di inserire il nome completo. Se si verificasse questo caso, inserisci i caratteri rimanenti nel campo del messaggio.

b. Indirizzo del beneficiario: Lo stesso discorso vale per l’indirizzo del beneficiario. Non escludere nulla, altrimenti il pagamento potrebbe essere respinto dalla banca cinese. Se l’indirizzo è troppo lungo: cerca di abbreviarlo un po’ (ad esempio, 333 Hao Zhang Yang Road può essere accorciato in 333 Zhangyang Rd).

c. Numero del conto corrente bancario: Deve essere uguale, come specificato dal fornitore. I conti correnti bancari cinesi hanno solo un numero di conto, sia per le transazioni internazionali che per quelle nazionali (a differenza, ad esempio, dell’Unione Europea che utilizza l’IBAN per le transazioni internazionali).

d. Conto corrente bancario del beneficiario: Puoi inserire il codice SWIFT o il nome della banca insieme ai dati della filiale ed all’indirizzo della banca.

e. Valuta: Dollari americani.
Subito dopo aver effettuato il versamento, invia la cosiddetta “prova di pagamento”, che può essere una registrazione della transazione da parte della banca online inviata direttamente alla tua persona di contatto. Nel caso in cui al tuo contabile manchi qualcosa, chiedi conferma delle coordinate bancarie nella “prova di pagamento”. Prosegui il follow-up con il fornitore fino a quando lui non conferma l’arrivo del pagamento del deposito, cosa che dovrebbe avvenire entro 2 o 3 giorni lavorativi. Una volta arrivata la caparra, informa il fornitore che il tempo di produzione comincia dal momento della ricezione della caparra e che ti aspetti che la merce sia completa e pronta per l’ispezione entro il termine previsto (come specificato, ancora una volta, nell’accordo di vendita).

Note: Il processo descritto sopra presuppone che tu effettui il pagamento secondo i termini del bonifico bancario. Se invece paghi tramite lettera di credito (L/C), il processo è diverso. Clicca qui per saperne di più.

3. Produzione in serie

La produzione in serie inizia nel momento stesso in cui il fornitore conferma l’arrivo del versamento del deposito. Il tempo passa ed il fornitore deve ora mettere in atto la procedura descritta nel piano di produzione. Il processo varia a seconda del prodotto, ma ecco come potrebbe essere:

  • Acquisto dei componenti e dei materiali: 10 – 20 giorni (dai subappaltatori)
  • Lavorazione dei componenti e dei materiali: 10 – 15 giorni (in azienda)
  • Completamento dei campioni del lotto: 1 – 3 giorni (Consigliato per il primo lotto)
  • Assemblaggio: 5 – 8 giorni
  • Imballaggio: 1 – 2 giorni

Pur ricevendo i prototipi, prima di decidere di andare avanti e fare un ordine, ti consigliamo vivamente, almeno per il primo lotto, di pretendere dal fornitore che prima produca un certo numero di campioni del lotto per poter ricevere la tua approvazione prima di procedere alla produzione in serie. In effetti, questa cosa potrebbe creare una battuta d’arresto nella produzione, soprattutto se i campioni devono essere consegnati nel tuo ufficio (anziché essere approvati in loco da un ispettore). Ciononostante, i fraintendimenti e l’incuria sono comuni, pertanto questa è la tua ultima possibilità per evitare che i problemi di qualità si estendano ulteriormente.

Potresti anche richiedere degli aggiornamenti settimanali sullo status produttivo e le foto relative. Quando il lotto è in fase di completamento, devi ricevere la conferma della data d’ispezione. Tali date tendono a cambiare, ma informa il tuo addetto al controllo qualità con largo anticipo e comincia a lavorare quanto prima possibile alle liste di controllo. Tratteremo dettagliatamente questo aspetto al punto 4 della guida Gestire il Processo Produttivo in Cina, Parte II.

Note: Il piano di produzione presuppone che tutte le attrezzature (ad esempio, gli stampi ad iniezione) siano già complete prima che inizi la produzione in serie, dato che tali attrezzature sono necessarie per realizzare i campioni di pre-produzione.

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