Avete appena ricevuto un nuovo lotto. Avete fatto tutto bene, comprese le schede tecniche chiare e l’ispezione pre-spedizione. Eppure, il fornitore riesce a rovinare il vostro ordine.
A volte i problemi di qualità sfuggono e dovete sapere come gestire le situazioni che comportano la restituzione di articoli difettosi al fornitore.
In questo articolo scoprirete come funziona l’intero processo:
- Come segnalare i prodotti difettosi al fornitore
- Perché non dovreste nemmeno chiedere un rimborso
- Come scrivere un “piano d’azione per il rifacimento del prodotto”.
- Come incentivare il fornitore a rifare o riparare gli articoli difettosi
1. Controllare i prodotti e segnalare immediatamente i difetti
I prodotti difettosi o danneggiati devono essere segnalati immediatamente. Preferibilmente entro 48 ore dal ricevimento della spedizione. Più si ritarda, più sarà difficile sostenere la responsabilità del fornitore.
Non è necessario effettuare un controllo visivo su ogni singola unità, ma controllate almeno il 10% della quantità.
Se si riscontrano problemi di qualità che non sono in linea con i risultati dell’ispezione pre-spedizione, è necessario fornire quanto segue:
- Elenco dei difetti
- Elenco delle unità difettose
- Valore delle unità difettose
- Immagini
- Video
Il tutto deve essere inviato immediatamente via e-mail al fornitore.
Tenete presente che si presume sempre che abbiate ordinato un’ispezione pre-spedizione e che abbiate scoperto ulteriori problemi di qualità. Un controllo dell’inventario non sostituisce un controllo di qualità.
2. Identificare la causa e suggerire soluzioni
Se la vostra spedizione è danneggiata, dovete presentare una richiesta di risarcimento all’assicurazione, non disturbare il vostro fornitore. Se non avete acquistato un’assicurazione sulla spedizione, sarete voi a subire la perdita.
Tuttavia, se riuscite a dimostrare che i problemi sono causati dal fornitore, allora avete un caso.
Pertanto, è necessario distinguere tra i problemi di qualità causati dal fornitore e i danni da trasporto, che saranno coperti dall’assicurazione.
Dovreste anche fare un passo in più e suggerire una soluzione al vostro fornitore.
3. Scrivere un piano d’azione
Ora che avete identificato i problemi di qualità, dovete decidere come il fornitore deve risarcire. Il fornitore può o meno aderire al vostro “suggerimento”, ma dovete comunque prendere l’iniziativa.
Non aspettatevi un rimborso. La maggior parte dei produttori a contratto ha margini di profitto molto ridotti, spesso inferiori al 4%.
Un rimborso completo potrebbe cancellare mesi di profitti. Inoltre, non è possibile costringerli a rimborsarvi in ogni caso, quindi non ha senso considerarla un’opzione.
Quindi, quali opzioni avete davvero?
Opzione A: rifacimento
In molti casi l’unica opzione è quella di rifare le unità difettose. Tuttavia, è probabile che il fornitore richieda la restituzione delle unità difettose per una valutazione. Inoltre, il rifacimento della merce richiede almeno alcune settimane.
Opzione B: riparazione
In alcuni casi, i prodotti possono essere “riparati”. Ad esempio, il fornitore può sostituire un componente o eliminare i difetti. Tuttavia, è necessario restituire la merce alla fabbrica, che avrà bisogno di almeno qualche settimana per riparare le unità.
Opzione C: sconto al prossimo ordine
Questa è la soluzione più semplice per entrambe le parti, poiché non è necessario restituire la merce alla fabbrica. Tuttavia, non si può essere certi che il fornitore onorerà effettivamente la promessa di detrarre il valore delle unità difettose al momento dell’ordine successivo.
4. Date al vostro fornitore forti incentivi a collaborare
Tenete presente che non avete modo di “costringere” il fornitore a risarcirvi. Inviare e-mail arrabbiate o sottolineare l’importanza dei “principi” non funziona quando si ha a che fare con produttori asiatici.
Sono guidati dal pragmatismo, non dai principi.
È necessario invece comprendere le motivazioni e le paure dei fornitori:
1. Il fornitore potrebbe aver passato mesi a realizzare campioni di prodotti per voi. È chiaro che vuole più di un ordine.
Almeno che non chiediate un rimborso o un risarcimento per problemi di qualità causati da voi e non da loro.
2. Non vogliono che questa situazione venga resa pubblica o segnalata ad Alibaba.com o Globalsources.com. Tuttavia, ciò presuppone che abbiano un account in uno di questi elenchi B2B.
Tenete presente che potete segnalare un fornitore solo se potete dimostrare che ha causato i problemi di qualità e si rifiuta di risarcirvi.
Piuttosto che inviare centinaia di e-mail arrabbiate, cercate di mantenere un tono positivo (ma serio). Siate fermi e chiedete una rapida risoluzione della situazione, ma allo stesso tempo discutete di ordini e prodotti futuri.
Se non lo fate, il cliente potrebbe smettere di rispondere alle vostre e-mail e non potete farci molto.
Si tratta di commercio internazionale e il cliente non ha sempre ragione. Le leggi sulla tutela dei consumatori non si applicano e non avete il diritto legale di restituire i prodotti o di ottenere un rimborso.
Questo è il rischio che si corre lavorando con un Paese in via di sviluppo a basso costo
3. Aspettatevi di pagare il costo della spedizione di ritorno
La maggior parte degli scenari richiede la restituzione degli articoli difettosi alla fabbrica, affinché questi possano esaminarli e rifarli.
Anche se i problemi di qualità sono causati dal fornitore, non dovete aspettarvi che sia lui a pagare il trasporto di ritorno. Le fabbriche non pagano le spedizioni di ritorno.
Tuttavia, potete chiedere loro di pagare la spedizione di ritorno al vostro magazzino.
4.Come la restituzione dei prodotti influisce sui dazi d’importazione e su altre imposte
La restituzione dei prodotti alla fabbrica cinese ha implicazioni anche sui dazi e sulle tasse di importazione.
A questo punto, avete già pagato i dazi all’importazione.
Una volta ricevuta la merce, potrebbe esservi chiesto di pagarli di nuovo. Detto questo, è possibile ottenere il rimborso dei dazi d’importazione pagati per le merci restituite. O addirittura evitare di pagarli.
Poi ci sono i dazi d’importazione della Cina.
Quando si restituisce la merce al fornitore, è possibile che gli venga chiesto di pagare i dazi all’importazione.
Ma a volte il corriere addebita i costi al mittente, anziché all’importatore. Recentemente mi sono occupato di un caso che riguardava una spedizione di ritorno a Shenzhen.
Invece di addebitare i dazi al fornitore di Shenzhen, DHL (il loro corriere aereo) ha inviato la fattura al nostro cliente.
Prima di restituire la merce al fornitore, confermate quanto segue:
- Chi pagherà i dazi d’importazione della Cina?
- Qual è il valore dichiarato?
- Quale azienda/indirizzo riceverà la spedizione di ritorno?
5. Mettersi al lavoro non appena il fornitore riceve la merce restituita
La consegna della merce al fornitore dovrebbe richiedere solo circa 10 giorni, compreso il tempo necessario per le procedure di sdoganamento in Cina.
Una volta ricevuto il pacco, il fornitore deve esaminare gli articoli difettosi e confermare le modalità di rifacimento o riparazione dei prodotti, presentando un calendario.
Il rifacimento dei prodotti non è di certo una priorità assoluta per la maggior parte dei fornitori, quindi prevedete che dovrete continuare a fare pressione su di loro.
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