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Prima di poter portare a termine la selezione dei fornitori, hai bisogno di dati. Tali dati includono il prezzo, i costi della lavorazione, i requisiti sulla Quantità Minima da Ordinare, le informazioni sui fornitori, i certificati ed i termini di pagamento. In questo articolo ti spieghiamo come puoi sviluppare un sistema per acquisire tutte queste informazioni. Lo scopo, nonché il risultato preferito, di questo processo è quello di raccogliere dati sufficienti per poter calcolare la redditività e scegliere un produttore che sia effettivamente qualificato per realizzare il tuo prodotto in conformità con i requisiti di qualità, gli standard di sicurezza e le normative del mercato italiano.
1. Creare un modulo per le richieste di preventivo
Il modulo per le richieste di preventivo rappresenta il nostro punto di partenza. I dati raccolti durante il processo sono buoni così come le specifiche e le richieste di informazioni elencate nel modulo per le richieste di preventivo. I produttori cinesi non danno mai informazioni ulteriori rispetto a quanto richiesto loro, perciò è compito tuo fare tutto il dovuto, addirittura prima di pensare di contattare i fornitori. Rispetto alle fasi successive, questa è la parte facile e divertente. Questo è quello che devi inserire:
a. Specifiche Tecniche
Il prezzo indicato non è del tutto affidabile se non sai su quali specifiche si basa. Il prezzo, infatti, si basa sulla “qualità” e, a sua volta, la qualità si basa sulle specifiche tecniche. In quanto tale, il primo passo del processo per la richiesta di un preventivo è quello di elencare le specifiche del prodotto che i fornitori ti indicheranno. Per fare tutto ciò, esistono due modi che dipendono interamente dal tipo di prodotto che intendi acquistare:
OEM: Se intendi acquistare un prodotto OEM (progettato su misura), la maggior parte delle specifiche deve essere fornita, per ovvie ragioni, dall’acquirente. A seconda del prodotto, tali caratteristiche possono comprendere quanto segue:
- I disegni di progettazione
- I file CAD
- Le dimensioni
- Le tabelle delle dimensioni
- I file di stampa (in formato .ai)
- Le fotocopie
- I prototipi
- Le specifiche dei materiali
- Le specifiche tecniche
Detto questo, tutti i produttori sono in qualche modo limitati sia dalle loro competenze (ovvero la loro capacità di raggiungere una certa tolleranza dimensionale) che dai loro subappaltatori (ovvero la capacità dei loro subappaltatori dil fornire alcuni componenti). Sapere esattamente quali siano queste limitazioni, prima che inizi il processo, è praticamente impossibile, pertanto è necessario un certo grado di flessibilità durante la compilazione delle specifiche di prodotto. Ciò che facciamo normalmente, è lasciare qualche “buco” per le specifiche del fornitore. Di solito questo non è un problema, purché tali specifiche siano definite e menzionate esplicitamente.
ODM: Redigere le specifiche per i prodotti ODM (marchio privato) è molto diverso rispetto al processo OEM. Quando compri un articolo ODM, acquisti un prodotto basato su una “specifica bella e pronta”. Pertanto, l’approccio giusto è quello di fornire una “specifica delle linee guida”, oppure i “prodotti di riferimento” che il fornitore deve abbinare ad uno o più prodotti ODM. Detto questo, i produttori cinesi considerano i prodotti ODM come modelli di prodotti grezzi, piuttosto che specifiche fisse.
E’ per questo motivo che non puoi lasciare nulla d’intentato e, dunque, devi identificare tutte le specifiche che il fornitore deve confermare. In breve, gli acquirenti dei prodotti ODM devono preparare quanto segue:
- Specifiche delle linee guida / elenco dei requisiti di qualità determinati
- Elenco dei “buchi” presenti nelle specifiche che il fornitore deve completare
- Prodotti di riferimento
- Specifiche dei materiali
- File di stampa (formato .ai)
- Elenco degli utensili (ad esempio, stampi ad iniezione)
Un errore che riscontro spesso è che molti responsabili degli acquisti avviano il processo prima ancora di aver deciso se scegliere un prodotto OEM o ODM. Non farlo. Non puoi mandare avanti questo tipo processo, a meno che tu non sappia cosa cavarne, e non è compito dei produttori decidere al posto tuo.
Come già detto, i prezzi si basano interamente sulle specifiche, senza le quali avrai innanzitutto difficoltà a ricevere preventivi dai fornitori seri. In secondo luogo, i dati sui prezzi che ricevi non sono mai più precisi delle tue specifiche di prodotto.
b. Direttive e normative applicabili
Garantire il rispetto delle direttive e delle normative (ad esempio, RoHS, REACH o CPSIA) all’estero richiede sia delle competenze tecniche che l’uso di componenti e materiali “conformi”. Entrambe le cose costano e si aggiungono ai test di conformità ed alle procedure di certificazione. Chiaramente, un prodotto conforme è più costoso da produrre rispetto ad uno non conforme. Ad esempio, un dispositivo elettronico conforme alla direttiva RoHS può costare fino al 10% in più rispetto ad un dispositivo non conforme.
Se non comunichi le normative e le direttive di sicurezza a cui il prodotto deve essere conforme, non potrai ricevere dei prezzi precisi dal tuo fornitore. Sì, la cosa resta valida anche se il fornitore appartiene alla minoranza dei produttori cinesi che possono garantire la conformità dei loro prodotti. Se non riesci a comunicare per iscritto i requisiti di conformità di cui abbiamo parlato, i fornitori non ti faranno nessun preventivo preciso.
c. Informazioni sul fornitore e termini per gli ordini
Scopo del processo per la richiesta di un preventivo è quello di ricevere dei prezzi equi e le informazioni sul prodotto – in numero sufficiente a decidere con quale fornitore, o fornitori, procedere. Tuttavia, le specifiche tecniche ed i prezzi sono solo una parte di ciò di cui hai bisogno per prendere una decisione informata. Tu vuoi saperne di più sulle aziende che prendono parte al processo e sui termini d’ordine che i fornitori sono disposti ad offrire. Come parte del processo di richiesta di un preventivo, queste sono le informazioni che chiediamo ai fornitori di specificare:
Informazioni relative all’azienda
– Capitale sociale
– Sede legale
– Persona di riferimento
Documenti relativi alla conformità
– File tecnici
– Rapporti dei test sulle sostanze
– Dichiarazione di conformità
Certificazioni aziendali
– Certificati sul sistema di gestione della qualità
– Conformità sociale
– Relazioni sulle verifiche
Condizioni generali
– Quantità Minima da Ordinare
– Tempi di produzione
– Disponibilità di un campione ODM
– Tempi di produzione di un campione OEM
Termini di pagamento
– Conto corrente bancario
– Metodi di pagamento
– Lettera di credito per il valore minimo dell’ordine (ad esempio, 50.000 USD)
– Programma di pagamento tramite bonifico bancario (ad esempio, 30% a deposito / 70% a saldo)
Ora, prima di continuare, stabiliamo esattamente cos’è un modulo di richiesta di preventivo. Può essere una documento su Google, o un file di Excel, oppure un elenco di file allegati integrativi. Quello che conta, è che questo modulo sia, come già detto, strutturato e di facile comprensione dal punto di vista dei fornitori. La qualità dei dati che ricevi dai fornitori è accettabile così come lo sono le informazioni che tu invii loro. La cosa riguarda successivamente il prodotto vero e proprio, dato che gli equivoci possono portare all’insorgere di gravi problemi legati alla qualità ed alla conformità, riducendo così la linea (di produzione).
2. Elenca i fornitori ed invia le richieste di preventivo
Tappa successiva è la selezione dei fornitori. Non esistono reti di fornitori nascoste o segrete. I produttori cinesi, come qualsiasi altra attività, vogliono essere trovati dai potenziali acquirenti ed è qui che li trovate:
- Alibaba.com – La lista fornitori del B2B più importante al mondo
- Globalsources.com – Un veterano del settore. Più solido di Alibaba.com in molti settori industriali, in particolare nel settore dell’elettronica, ma più debole in altri segmenti.
- HKTDC.com – Un elenco che, in primo luogo, enumera le società, molte delle quali sono ben consolidate nei rispettivi settori, con sede ad Hong Kong. Le loro fiere sono, tuttavia, di gran lunga superiori al loro elenco online.
- Fiere commerciali: Incontrare faccia a faccia i fornitori del proprio settore è, forse, il modo più efficace per farne una prima cernita.
Indipendentemente da dove decidi di svolgere la selezione, assicurati di scegliere almeno da 8 a 12 diversi fornitori a cui inviare la richiesta di preventivo. I motivi sono diversi:
1. La metà dei fornitori non risponderà o non sarà in grado di realizzare il tuo prodotto.
2. Molti fornitori non saranno in grado di garantire la conformità alle normative ed alle direttive italiane.
3. Alcuni fornitori non riusciranno a consegnarti dei campioni di riferimento accettabili.
4. Hai sempre bisogno di almeno un fornitore di riserva nel caso in cui la tua prima scelta diventi difficoltosa. I problemi spesso affiorano poco prima che l’accordo di vendita stia per essere firmato e devi esser pronto a cambiare fornitore quando ciò accade.
5. Infine, ricevere i prezzi da molti fornitori, sulla base delle medesime specifiche di prodotto, è l’unico modo per determinare il prezzo di mercato di un articolo, soprattutto quando ne acquisti uno OEM.
3. Acquisire informazioni sui prezzi
Questa è la parte più difficile. L’invio di una lunga lista di specifiche tecniche, di file di progettazione, informazioni e richieste di documenti significa pretendere un bel po’ da qualsiasi azienda. Al momento della stesura del contratto i rappresentanti sono ancora degli esseri umani. Raccogliere tutta la documentazione e calcolare i prezzi richiede un sacco di lavoro. E’ per questo motivo che i rappresentanti tendono ad ignorare le specifiche, a fornire metà di quello che è stato chiesto inizialmente e, talvolta, tutti insieme smettono di rispondere.
Trattare in inglese con una lunga lista di fornitori che stanno dall’altra parte del mondo non significa semplificarti la vita. Ciononostante, senza i dati non puoi fare nulla. Segue una lista di ciò che è importante quando cerchi di mandare avanti le cose:
1. Comincia con una video chiamata su Skype o con una telefonata e prosegui, subito dopo, con l’invio della tua richiesta di preventivo. Prima di chiudere la conversazione, assicurati di fissare un termine.
2. Continua ad inviare promemoria via e-mail o tramite Skype fino a quando non ti invieranno la prima bozza.
3. La prima bozza non sarà perfetta. Ci saranno lacune ed informazioni contrastanti. Chiedi che vengano fatte delle revisioni fino a quando si specificherà tutto e riceverai risposte adeguate.
4. Per facilitare il confronto, assicurarti di raccoglie tutte le informazioni in un documento principale.
5. Ingaggia una persona che parla cinese, ma non lasciarle la libertà di prendere decisioni. Si suppone che sia ancora tu l’esperto.
Si tratta di un processo lungo e noioso, che richiede un sacco di lavoro e bisogna che tu sia piuttosto pragmatico con fornitori. Tuttavia, l’unico modo per ottenere i dati necessari per effettuare la selezione dei fornitori giusti è quello di applicare la procedura descritta in questo processo.
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