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E’ raro che il primo lotto dei campioni riesca a non deludere. Direi che la maggior parte dei proprietari di imprese che acquistano dai produttori asiatici può testimoniare quanto detto. Il processo di sviluppo del campione è davvero imprevedibile e ciò che inizialmente sembra necessitare di un paio di settimane, può improvvisamente richiedere mesi e, in casi estremi, addirittura anni. Il fattore chiave con cui evitare che il processo di sviluppo del campione vada fuori controllo, è la comunicazione tra acquirente e produttore.
In questo articolo spieghiamo gli aspetti pratici della gestione del processo di sviluppo del prodotto campione, comprese le modalità con cui i difetti del campione possono essere prevenute nella fase iniziale, e come identificare e trovare delle soluzioni a quei problemi che si verificano.
Redigere le specifiche di prodotto ed il documento dei termini dell’ordine
Una comunicazione chiara è fondamentale quando tratti con i produttori d’oltremare. Pertanto, il primo passo del processo è quello di delineare tutte le specifiche del campione ed i termini dell’ordine. Un documento ben redatto per l’ordine del campione può ridurre il rischio di incomprensioni e di omissioni, limitando così il numero delle successive revisioni. Devi includere:
1. Specifiche del prodotto
I produttori a contratto si aspettano che l’acquirente fornisca loro tutte le specifiche rilevanti, comprese le specifiche tecniche e le normative e le direttive a cui il prodotto deve essere conforme. Sii chiaro fino all’eccesso. Nulla deve essere dato per scontato e nessuna specifica è “troppo ovvia” o irrilevante tanto da non essere inserita nella tua specifica. Includi quanto segue:
- Distinta dei Materiali / Lista dei Componenti
- Dimensioni
- Tabella delle Taglie
- Tolleranza
- Requisiti di Qualità
- Normative Tecniche (ad esempio, ASTM ed ISO)
- Requisiti delle Sostanze (ad esempio, REACH, RoHS e California Proposition 65)
2. Allegati
Le bozze dei progetti, le foto dei prodotti, il rendering in 3D ed i file di stampa devono accompagnare la specifica del prodotto. A seconda del settore, alcuni fornitori possono supportare certi metodi di progettazione, ma non darli per scontato. Assicurarti che tutti i file siano corretti, dato che, in molti casi, vengono applicati direttamente al campione, senza alcuna revisione da parte del fornitore. E’ per questo motivo che, con grande probabilità, eventuali errori commessi durante la fase di progettazione possano danneggiare il campione.
- Fotocopie
- Bozze del progetto
- File CAD
- Logo / file di stampa
- Campioni di Colore
Termini dell’ordine
Oltre ai dettagli del prodotto ed agli allegati integrativi, devi creare una struttura per la procedura di sviluppo del campione. Se, ad esempio, non menzioni che la futura revisione del campione debba essere inclusa gratuitamente, il fornitore potrebbe richiedere più dnaro per il secondo ed il terzo campione. Devi quindi specificare quanto segue:
- Costo del Campione
- Numero di Revisioni Comprese
- Costo degli utensili e della Lavorazione
- Tempi di Produzione (Pre la prima revisione e per tutte quelle successive)
- Termini di Pagamento
Una volta raggiunto un accordo da entrambe le parti, il fornitore deve firmare e timbrare il foglio per l’ordine del campione, compresi gli allegati. Chiedi che una copia in originale, e non una copia digitale, venga inviata al tuo indirizzo. Una volta ricevuta, puoi fare il bonifico al fornitore, pagandogli il costo del campione.
1° lotto di campioni
Il primo campione è non quasi mai perfetto, soprattutto quando si tratta di prodotti OEM (progettati su misura). Se il fornitore riceve almeno il 60% delle specifiche giuste, sei sulla buona strada. Invia una conferma al tuo fornitore, informandolo di aver ricevuto i campioni, ma, in questa fase, evita di lasciare feedback dettagliati. Al contrario, devi dare un feedback specifico su ciascun dettaglio in un formato strutturato:
1. Fotografa tutti i problemi inerenti la qualità ed i dettagli che il fornitore “ha azzeccato”.
2. Crea un documento che elenchi tutti i problemi di qualità da risolvere, comprese le foto dei loro dettagli.
3. Invia questo documento al fornitore e chiedigli di:
a.) Spiegarti perché non è riuscito ad attenersi alle tue specifiche
b.) Come (o se) può risolvere il problema in occasione della prossima revisione del campione
Il fornitore deve rispondere al punto a. e b. per quanto riguarda ciascun difetto elencato, piuttosto che fare una sintesi che li comprenda tutti. Considerati responsabile di tutto ciò. Non fare affidamento sul fatto che il fornitore porti avanti il processo, dato che è tutto nelle tue mani e, insieme a lui, trovate le soluzioni specifiche per ciascun difetto del campione.
Sii molto specifico quando elenchi i problemi di qualità. Piuttosto che scrivere lunghi paragrafi (che tendono a tradursi in ulteriori fraintendimenti), devi fare in modo che il il testo sia il più breve possibile ed evita di usare parole che fungano da riempitivo. Ti suggerisco di leggere questa guida, scritta da Jacob Yount di JL Made, che è un manuale operativo per comunicare con i produttori cinesi.
E’ anche importante evidenziare ciò che il fornitore è riuscito effettivamente a realizzare. Scatta delle foto ed aggiungi delle note in un documento separato. Questo funge da feedback prezioso per il fornitore quando ci sarà la successiva revisione del campione. Comunicargli ciò che ha fatto bene, dà al fornitore più punti di riferimento e, di conseguenza, egli potrà prevenire quei nuovi problemi che potrebbero verificarsi sul lotto di campioni successivo.
Allora, prima di procedere, non richiedere un secondo campione fino a quando il fornitore non ha dato una risposta su ciascun difetto elencato. Tuttavia, non aspettarti spiegazioni chiare su tutti i punti. In molti casi, il mancato rispetto delle specifiche deriva semplicemente da negligenze o incomprensioni. Detto questo, molti problemi si verificano – per la mancanza di capacità tecniche. Scoprire tali limitazioni, fa parte del processo di sviluppo e può portarti a dover modificare leggermente i tuoi requisiti di progettazione e di qualità.
2° lotto di campioni
In questa fase la maggior parte dei problemi di qualità viene eliminata. Il campione del prodotto sulla tua scrivania dovrebbe essere molto simile al prodotto finale. Tuttavia, possono persistere dei problemi minori, pertanto devi ripetere la procedura di documentazione e feedback. Devi anche essere pronto a gestire quelle nuove problematiche che non erano presenti nel primo campione.
Come già detto, non procedere alla terza (si spera definitiva) revisione del campione, fino a quando il fornitore non ti ha dato un feedback sul motivo per cui il problema si è verificato e su come intende risolverlo. Di conseguenza, il fornitore che continuerà a commettere gli stessi errori, verrà escluso dal processo.
3° lotto di campioni
La terza revisione del campione deve essere quella giusta per la produzione in serie che, in larga misura, deve essere una replica esatta del prodotto realizzato in serie.
“Che tipo di problemi dovremmo aspettarci?”
Quando acquisti dei campioni, c’è un limite a quello che può essere considerato accettabile. Un fornitore che non riesce ripetutamente a soddisfare le tue specifiche, non è quello di cui puoi fidarti per commissionargli degli ordini più grandi. Ciononostante, molti acquirenti non sanno effettivamente cosa aspettarsi durante il processo di sviluppo del campione e tendono ad avere una reazione sproporzionata davanti ai piccoli difetti che si manifestano nei primi campioni. Per darti una sorta di punto di riferimento, eccoti il numero dei difetti più comuni dei campioni:
Logo / Stampa / Colori
- Colori errati (per mancanza di disponibilità o per costi elevati)
- Tonalità di colore sbagliata
- Posizione sbagliata della stampa
- Difetti del ricamo
Progetto
- Dimensioni sbagliate
- Elementi del progetto sbagliati
Materiai e Componenti
- Scarsa Qualità / tessuti sbagliati
- Componenti sbagliati
- Polvere
Imballaggio
- Bassa risoluzione della stampa
- Tonalità di colore non corrette
“Cosa accade se il fornitore continua a sbagliare”
Come ti comporti con i fornitori che proprio non riescono far bene le cose? In una situazione ideale, li escludi e passi al prossimo produttore. Eppure, è raro che le cose siano così semplici. Immagina di aver trascorso sei mesi a sviluppare i campioni. In occasione di ogni revisione alcuni problemi sono stati eliminati, mentre se ne presentano di nuovi.
Sei bloccato e devi immettere il prodotto sul mercato. E’ chiaro che il fornitore non ha le competenze necessarie e non tu non puoi permetterti di ricominciare da capo. Ciò significa spendere altri 10.000 USD in costi di lavorazione ed investire altri sei mesi nella ricerca di un fornitore e nello sviluppo del prodotto. Allora, cosa fai? Piazzi l’ordine. Versi il denaro pattuito e speri per il meglio. Dopo tutto, la speranza è l’ultima a morire.
Un “fornitore affidabile” non è necessariamente un fornitore in grado di realizzare il tuo prodotto secondo le tue specifiche tecniche, i requisiti sui materiali e gli standard qualitativi. Egli potrebbe non essere orientato al tuo segmento di prezzo, o, addirittura, di mercato. Ho visto accadere tutto ciò molte volte. Ci sono un sacco di produttori di “fascia alta” specializzati i prodotti di basso costo, ad esempio, i prodotti promozionali.
Sii sistematico nella gestione dell’ordine dei campioni di produzione ed escludi coloro che non riescono a migliorare dalla prima revisione al campione finale, pronto per la produzione in serie. Cercare di modificare il modus operandi dei produttori è, quasi senza eccezione, uno spreco di tempo e di denaro.
“Come possiamo eliminare i rischi quando acquistiamo dei campioni?”
Sicuramente non vuoi scommettere sul cavallo sbagliato. Ma, se ne hai più di uno, diciamo tre o quattro, le possibilità di successo aumentano notevolmente. In altre parole, ordina i campioni da almeno due diversi fornitori, per assicurarti di avere a disposizione qualcosa su cui ripiegare. Il costo aggiuntivo è trascurabile (a meno che non siano necessarie attrezzature molto costose) e ti consente di escludere i fornitori che non riescono a realizzare dei campioni accettabili.
In alcuni settori, forse soprattutto nel tessile, la mia esperienza mi dice che il margine di errore varia dal 40% al 50%. Facendo “competere” (consapevolmente o meno) un paio di fornitori, puoi migliorare notevolmente la tua velocità di commercializzazione dei prodotti.
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Può essere difficile passare dall’ideazione di un prodotto alla sua realizzazione. Per aiutarti a gestire l’intero processo – dalla creazione di una specifica, al campionamento, fino al controllo qualità – abbiamo creato la “Guida per l’Importatore”.
Ecco cosa include:
a. Lista di fornitori (concernenti il tuo prodotto);
b. Esempi di etichette per l’Unione Europea;
c. Tutorial, video esplicativi ed task che ti guidano per tutto il processo, passo dopo passo;
Inoltre, puoi anche prenotare i controlli qualità, i test di laboratorio, e le spedizioni, tutto dalla nostra piattaforma.
