Visita dei fornitori in Cina: Una guida per startup

Visita dei Fornitori

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Sei in procinto di fare visita ad un nuovo fornitore in Cina? In questo articolo Renaud Anjoran, di Sofeast Ltd e CMC Consultants a Shenzhen, spiega cosa ogni importatore deve sapere sulle visite in fabbrica.

Continua a leggere ed a scoprire quanto segue:

a. I motivi principali per cui le visite ai fornitori sono importanti

b. Il “momento giusto” per visitare il tuo fornitore

c. Come organizzare il tuo viaggio in Cina

d. Cosa cercare in fabbrica e quali domande porre

Quali sono i principali vantaggi che si traggono nel visitare una fabbrica?

Parto dal presupposto che tu faccia visita ad una determinata fabbrica per la prima volta. Ci sono molte informazioni che puoi raccogliere durante una visita in fabbrica, che è anche il modo migliore per spronare il fornitore a fare un buon lavoro. Di seguito, ti elenco di sei vantaggi principali.

Capire quali tipi di prodotti i fornitori possono realizzare e quali processi attuano. Se, ad esempio, un fornitore realizza prodotti elettronici, ma tutto ciò che fa è l’assemblaggio finale, egli potrebbe affidarsi a dei subfornitori, creandoti dei problemi (potresti non essere autorizzato ad assistere a determinati processi, pertanto il fornitore ti potrebbe dire che una modifica tecnica è “impossibile”, senza darti chiarimenti validi, e così via).

Osserva, inoltre, le catene di montaggio: quanti pezzi, grosso modo, un fornitore può produrre in una settimana?

Osserva gli altri clienti per cui i fornitori lavorano. Potresti vedere i loghi dei clienti sugli imballaggi, sull’etichettatura del prodotto, sulle certificazioni appese ai muri, sulle cartelle lasciate su un tavolo, eccetera. Tutto ciò è molto più credibile di quanto lo sia l’elenco dei clienti di riferimento che un fornitore mostra sul proprio sito web.

Incontra i manager e, se possibile, fatti consegnare i biglietti da visita di diverse persone che parlano l’inglese. Se hai qualche dubbio (ad esempio, il venditore ti invia una fattura riportante un altro conto bancario), potrai essere certo che un dipendente lavora ancora con questo fornitore.

Fatti un’idea sulle figure chiave. Vuoi lavorare con i fornitori cinesi? Riescono a parlare in modo intelligente delle normative vigenti in Italia? Hanno ingegneri che conoscono i loro prodotti ed i loro processi?

Seguono una strategia di automazione, pensano di trasferirsi in Vietnam o sono ancora abbastanza competitivi?

Allo stesso tempo, accade la stessa cosa, ma al contrario.

Devi dare l’impressione di essere serio, già conosci il gioco (altrimenti i fornitori potrebbero provare a prenderti in giro), hai una prassi da seguire (quali contratti firmare, quali passi essi devono seguire quando si faranno le ispezioni, eccetera), è facile parlare con te (non sei troppo dispotico) ed hai grandi ambizioni (non esagerare, ma dimostra che hai un piano per incrementare rapidamente il fatturato).

Osserva i campioni negli showroom. Fai attenzione: molti dei campioni potrebbero essere stati prodotti in un’altra struttura. Ma puoi cogliere questa opportunità per “testare” le persone con cui sei in procinto di fare affari.

Se vedi qualche progetto speciale che, probabilmente, è stato creato da un acquirente straniero, informati. Chiedi a chi è stato venduto. Chiedine il prezzo.

Se un fornitore è disposto a vendertelo, significa che sarà felice di vendere il tuo prodotto (nel caso in cui sviluppassi dei progetti personalizzati) anche ad altre aziende … magari ai tuoi competitor, oppure ai tuoi clienti! Metti in chiaro che tutto ciò non è accettabile e che gli chiederai di firmare un contratto che risolva questo problema.

E comunque, una visita in fabbrica non è tutto.

Prima di decidere di fare visita ad una fabbrica, dovresti almeno porre qualche domanda e fare qualche ricerca su Internet.

In questo modo puoi eliminare tanti potenziali fornitori.

In quale fase un acquirente dovrebbe fare visita ad un fornitore?

Non sono sicuro che esistano delle vere e proprie regole in merito.

Se acquisti 300 capsule con un ordine fatto una tantum, probabilmente non vale la pena che tu vada in fabbrica.

Non negoziare troppo il prezzo, mantieni al minimo la caparra, convalida i campioni di produzione e, alla fine, manda un ispettore, se il budget te lo consente.

Se sei in procinto di effettuare un ordine considerevole e prevedi di creare un rapporto continuativo con quel fornitore, direi che una visita alla sua fabbrica sia un passaggio obbligato nel processo di due diligence. Di solito il processo dovrebbe svolgersi secondo tale sequenza:

1. Identificazione di un potenziale fornitore (se ciò accade in una fiera, non perdere l’occasione di interagire con le figure chiave)

2. Richiesta di preventivo

3. Verifica delle referenze (tramite ricerche su Google, ponendo alcune domande, effettuando un controllo incrociato delle informazioni, verifica della licenza commerciale, eccetera)

4. Ordine di acquisto

5. Preparazione del campione

6. Visita/ispezione in fabbrica

7. Approvazione finale del campione di pre-produzione

8. Acconto del 20-30%

9. Ordinazione delle materie prime, dei componenti, delle sottounità, degli accessori, eccetera

10. Produzione

Tieni presente che, nell’arco del processo, la visita/ispezione in fabbrica potrebbe essere fatta prima di quanto previsto, se il progetto è brevettato, o se il processo di produzione deve assolutamente rispettare determinati standard.

Cosa dovresti preparare prima di volare in Cina?

I preparativi basilari di un viaggio dovrebbero comprendere:

1. La conferma di una data d’incontro con il potenziale fornitore

2. Il reperire tutti i recapiti dei fornitori, compresi l’indirizzo in lingua cinese ed il numero di cellulare. Se hai l’app Wechat, mettiti in comunicazione con il tuo contatto per conoscere in anticipo l’ubicazione della fabbrica. Riconferma se incontrerai i fornitori nella fabbrica che produrrà il tuo ordine, piuttosto che in un ufficio o in un altro stabilimento.

3. La prenotazione di volo ed hotel – se vuoi fare qualcos’altro – ad esempio, visitare altri fornitori. Non lasciare che sia il primo fornitore ad organizzarti, o a suggerirti, tutto ciò (altrimenti egli potrebbe fare in modo che tu sia sempre occupato con lui).

4. Ottenere il visto di lavoro (chiedi ad un potenziale fornitore la lettera d’invito)

5. Guardare alcuni video di fabbriche simili su Youtube (se non conosci i loro processi)

6. Se del caso, chiedere ai fornitori di preparare un campione da rivedere assieme.

Viaggi costantemente in tutta la Cina. Come suggerisci agli uomini d'affari di recarsi dai vari fornitori?

Tutte le volte che puoi prendere un treno veloce e ci vogliono meno di 4 ore di viaggio, fallo. La rete di treni veloci (gaotie) è piuttosto buona.

Gli altri treni ad alta velocità, quelli un po’ più vecchi, potrebbero essere buoni, ma assicurati di verificare gli orari di partenza e di arrivo. Puoi installare l’app Ctrip sul tuo cellulare e reperire facilmente queste informazioni.

Se il viaggio in treno dovesse essere davvero troppo lungo, prendi l’aereo. Al mattino, se possibile. Di pomeriggio e di sera potresti dover subire ritardi di diverse ore.

Probabilmente la tua app di Uber non funzionerà nella Cina continentale, dove il principale concorrente di Uber ha solo un’app in cinese.

Probabilmente, le ultime miglia che percorrerai NON saranno comode. Di solito puoi prendere un taxi da una stazione ferroviaria o da un aeroporto.

Per andare dalla fabbrica di nuovo in stazione, probabilmente avrai bisogno di un passaggio dal fornitore.

Una cosa che, probabilmente, vuoi evitare è che il fornitore A ti porti dal fornitore B. Se sono nella stessa città, potresti chiedere al fornitore A di portarti ad una stazione degli autobus o dei treni, oppure in un centro commerciale, chiedendo al fornitore B di aspettarti lì.

Una volta in fabbrica, un “acquirente inesperto” cosa dovrebbe fare per stabilire se un fornitore è in grado di soddisfare i suoi requisiti di qualità?

Ci sono alcune cose che, chiunque dotato di spirito d’osservazione, può fare. Ecco tre suggerimenti.

1. Recarsi al magazzino dove sono stoccati i materiali in arrivo. Chiedi dove sono gli ispettori. Puoi vederli in un momento ben preciso, mentre controllano alcuni materiali? Se ciò non fosse possibile, scegli un materiale relativamente importante/costoso del magazzino e chiedi che ti venga mostrato il resoconto degli ispettori sul rapporto qualità. Se restano a parlare tra di loro per 10 minuti, puoi presumere che tale materiale non sia stato controllato.

2. Recati nello stabilimento principale. Presenzia ed osserva una fase del processo che risulta essere piuttosto importante. C’è qualcuno che controlla la qualità? (Potrebbe essere l’operatore stesso, un capo linea, un ispettore attento, oppure attraverso un dispositivo intelligente a prova di errore).

3. Recati lì dove sono stati completati i prodotti, prima che vengano imballati. Chiedi se questi prodotti vanno bene. Dopodiché, siediti e controllane 20. Sono all’altezza dei tuoi standard in termini di rifinitura?

Oltre alle procedure di gestione della qualità, anche la conformità sociale è altrettanto importante. Hai qualche consiglio da dare su come un acquirente può valutare, durante una visita in fabbrica, le condizioni di lavoro?

Ad un acquirente suggerirei di non controllare nulla che possa essere falsificato. Le registrazioni delle ore di lavoro, ad esempio, spesso sono fasulle. Lascia perdere.

Fortunatamente, ci sono alcune cose che puoi osservare:

1. C’é qualche bambino che lavora? Se hai dubbi, chiedi la carta d’identità agli operai. Ma ricordati che alcuni cinesi sembrano avere la metà dei loro anni…

2. Gli operai indossano gli opportuni DPI? Ad esempio, tagliano i tessuti senza i guanti protettivi? Frantumano il metallo senza gli occhiali protettivi?

3. C’é qualche serio pericolo per la sicurezza? Ho visto delle buche aperte nelle fabbriche di pressofusione, bombole di gas per saldatura che potevano cadere, scarsa ventilazione nelle officine polverose e così via.

4. Gli operatori diventano piuttosto nervosi quando un manager o il capo è in giro? Non è un buon segno.

Cosa succede se non ho il tempo di andare in Cina e stare nelle fabbriche, posso assumere un agente che lo faccia in mia vece?

Sì, questo è qualcosa che centinaia di fornitori di servizi possono fare in Cina. Per aiutarti a scegliere tra le varie opzioni, vorrei distinguere tre tipi di “visite in fabbrica”.

Ispezioni standard – generalmente basate su una lista di controllo standardizzata. Tende a basarsi su fatti oggettivi. Perché? Quando un grande acquirente ha bisogno di far sottoporre a verifica 50 fabbriche, i punteggi delle varie ispezioni devono essere comparabili.

Altrimenti, non c’è modo di sapere se una fabbrica che ha ottenuto il punteggio di 65 sia migliore di una che ne ha ricevuto uno di 60.

È un compito a senso unico, in cui colui che effettua le verifiche raccoglie informazioni, dà un riscontro sui problemi principali e se ne va. Se alcuni di questi problemi sono seri, l’acquirente può richiedere un piano di azioni correttive e far ripetere l’ispezione qualche mese dopo (si tratta di un approccio allo sviluppo del fornitore).

Revisione del progetto – è molto più di un esercizio a 2 vie. Colui che rappresenta l’acquirente arriva in fabbrica, spiega il progetto e valuta le reazioni del produttore.

È più soggettivo. I produttori sono motivati? Sono sicuri di poter gestire il progetto? Possono far riferimento ad un progetto simile, realizzato con successo? Condividono le loro esperienze, i loro progetti, eccetera? Cosa li infastidisce?

Tieni presente che la revisione di un progetto può comprendere una rapida panoramica dei sistemi di qualità della fabbrica e della conformità sociale, ma anche delle sue capacità ingegneristiche (se deve essere sviluppato un prodotto personalizzato), del suo sistema di pianificazione della produzione, eccetera, secondo necessità.

Ispezione di pre-produzione – se hai già emesso un ordine, hai confermato alcuni campioni ed hai inviato l’acconto, non è troppo tardi. A volte entriamo nella fabbrica una volta che tutti i componenti ed i materiali sono già stati consegnati. Ciò aiuta l’acquirente in due modi.

Innanzitutto, mette sotto pressione la fabbrica, affinché cominci a realizzare alcuni prodotti nello stabilimento di produzione. In questo modo l’ordine non viene procrastinato.

In secondo luogo, l’ispettore può verificare la qualità dei primi prodotti finiti, oppure il modo in cui i processi vengono impostati. Prima si rileva e si risolve un problema di qualità, meglio è per tutti!

Come può Sofeast Ltd aiutare gli acquirenti esteri con le ispezioni in fabbrica in Cina?

Offriamo diversi tipi di ispezioni in fabbrica:

  • Ispezioni del sistema di qualità, a partire da 279 USD, tutto compreso. Applichiamo tariffe superiori, se dobbiamo effettuare verifiche più approfondite.
  • Ispezioni della conformità sociale, a partire da 495 USD, tutto compreso.
  • Ispezioni dei processi (per la lavorazione dei metalli, la pressofusione, lo stampaggio ad iniezione, il taglio ed il cucito, mobili in legno, assemblaggio, eccetera) a partire da 895 USD, tutto compreso.

Inoltre, eseguiamo revisioni di progetti commerciali per alcuni clienti, soprattutto quando hanno bisogno di sviluppare un nuovo prodotto.

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