Gli importatori emettono ordini di acquisto (PO) come procedura formale per dichiarare la loro intenzione di acquistare determinati prodotti, secondo i termini specificati nel PO. Il fornitore deve poi controbattere emettendo una Fattura Proforma (PI), in cui dichiara l’intenzione di vendervi i prodotti secondo i termini indicati nella PI.
Anche se può sembrare una formalità obsoleta, la comprensione del processo di emissione dell’Ordine di Acquisto e della Fattura Proforma può aiutare a evitare gravi malintesi, con conseguenti problemi di qualità, ricezione di prodotti sbagliati o ritardi.
Ordine di acquisto (PO)
Quando è necessario un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto (PO, Purchase Order) è un documento commerciale emesso dall’acquirente al fornitore, ad esempio un produttore cinese, quando si effettua un nuovo ordine. Quando il vostro fornitore vi chiede di “inviare il vostro PO”, è a questo che si riferisce.
Quali informazioni devo includere?
Un ordine di acquisto deve includere il nome del prodotto, i colori, i materiali e la quantità. È inoltre necessario includere qualsiasi riferimento alle specifiche del prodotto, ai disegni di progetto o alla documentazione sui materiali relativi a quel prodotto.
Informazioni sul prodotto
Di seguito un riepilogo:
- Nome del prodotto
- Materiali
- Colori
- Allegati al file
- Norme applicabili (ad es. EN 71 parte 3)
- Quantità (ad es. 500 pezzi)
Altre informazioni
Inoltre, è necessario includere le seguenti informazioni nel file dell’ordine di acquisto:
- I dati della vostra azienda
- Numero dell’ordine di acquisto
- Persona di contatto
- Dati del fornitore
- Indirizzo di consegna
- Tempo di consegna richiesto
- Incoterms (ad es. FOB)
È possibile includere anche il prezzo unitario previsto. Tuttavia, si noti che il prezzo non è definitivo finché il fornitore non emette la fattura proforma. Ritengo comunque che sia una buona pratica fissare i prezzi, per segnalare al fornitore che non accetterete grandi aumenti di prezzo.
Quali sono i vantaggi dell’invio di un documento di ordine di acquisto?
L’ordine di acquisto chiarisce in modo inequivocabile ciò che si desidera acquistare. Specifica i prodotti, le varianti, i colori e la quantità. È importante essere chiari quando si inviano le istruzioni per l’ordine a un fornitore, perché anche il più piccolo fraintendimento può portare a produrre il prodotto, il colore, la dimensione o la quantità sbagliati.
Come posso inviare l’ordine di acquisto alla fabbrica?
È possibile inviare l’ordine di acquisto come allegato PDF in un’e-mail. Non è necessario inviare una copia cartacea firmata alla fabbrica.
Devo presentare un ordine di acquisto prima di ogni produzione?
L’ordine di acquisto è una formalità di cui molti importatori non si preoccupano. È perfettamente possibile inviare al fornitore un’e-mail con la richiesta di emettere una nuova fattura, senza allegare un ordine di acquisto.
Detto questo, è conveniente inviare un documento che includa tutte le informazioni rilevanti sul prodotto, i termini di consegna e i dettagli dell’acquirente.
Come si crea un documento di ordine di acquisto?
Per creare un ordine di acquisto è possibile utilizzare qualsiasi modello di Word o Google Docs. Si può anche utilizzare un foglio di calcolo. Ciò che conta sono le informazioni contenute nell’ordine di acquisto.
Fattura proforma (PI)
Che cos’è una fattura proforma?
La fattura proforma è una fattura preliminare emessa dal fornitore in risposta alla ricezione del vostro ordine di acquisto. Poiché i prezzi non sono confermati da voi in questa fase, si chiama fattura proforma, che è soggetta ad aggiustamenti in termini di prezzi e quantità.
Una volta accettata la fattura proforma, il fornitore dovrebbe emettere la fattura vera e propria. Detto questo, molti produttori si riferiscono semplicemente alla fattura proforma come alla fattura finale.
I produttori cinesi e asiatici tendono a riferirsi alla fattura proforma come a una PI.
Perché ho bisogno di una fattura proforma dalla fabbrica?
Serve come preventivo o “controfferta” all’ordine di acquisto. Il fornitore potrebbe non essere necessariamente d’accordo con il prezzo unitario e la quantità d’ordine indicati nell’ordine d’acquisto.
Questo si riflette nella fattura proforma. È anche importante che il fornitore riassuma i prodotti, i colori, le dimensioni, i prezzi e le quantità in un unico documento.
Che tipo di informazioni deve contenere?
La fattura proforma include normalmente le seguenti informazioni:
- Dati del cliente (i dati della vostra azienda)
- Dati del fornitore
- Indirizzo di consegna
- Porto di scarico
- Dettagli del prodotto
- Prezzo unitario
- Dettagli del conto bancario
Come posso evitare le truffe sui pagamenti?
È necessario confrontare i dati del beneficiario del conto bancario specificati nella fattura proforma con i dati del fornitore, per assicurarsi che corrispondano al nome effettivo del fornitore.
Utilizzate questa lista di controllo per evitare le truffe nei pagamenti:
Il nome del venditore non corrisponde al nome del fornitore?
Il beneficiario del conto bancario non corrisponde al nome del fornitore?
Il conto bancario è situato all’estero (ad esempio nelle BVI) o al di fuori del paese del fornitore?
Se la risposta a una di queste domande è “sì”, non dovete trasferire i fondi al fornitore.
Qual è la differenza tra una fattura proforma e un preventivo?
Una fattura proforma è essenzialmente un preventivo. In pratica, però, i produttori asiatici non inviano fatture proforma su richiesta di preventivo, ma solo quando l’acquirente è prossimo a effettuare un ordine.
Durante un processo di RFQ, ad esempio, la maggior parte dei fornitori risponde con un’offerta.
La differenza principale sta nelle informazioni. Una fattura proforma include le informazioni che ci si aspetta di trovare in una fattura, come i termini di pagamento, le informazioni sul conto bancario e la data di spedizione prevista.
I preventivi, invece, tendono a includere solo le informazioni di base sul fornitore, i prezzi unitari e il MOQ.
Qual’è la differenza tra una fattura proforma e una fattura commerciale?
La fattura proforma è un documento che dimostra l’impegno del fornitore a vendere i prodotti a un determinato prezzo, alle condizioni specificate. Spesso, durante la negoziazione dell’ordine, vengono apportate diverse modifiche ai termini (ad esempio, gli Incoterms), alla quantità e al prezzo, che portano il fornitore a emettere diverse versioni della fattura proforma prima del pagamento dell’acconto.
Pertanto, la fattura proforma non è un documento legale.
La fattura commerciale, invece, è un vero e proprio documento legale che attesta l’importo finale ricevuto dal fornitore. A differenza della fattura proforma, che è solo digitale, la fattura commerciale viene anche stampata e timbrata dal fornitore.
Posso utilizzare la fattura proforma come prova del valore di importazione?
In genere non è possibile utilizzare la fattura proforma come prova del valore doganale. Il fornitore deve invece emettere una fattura commerciale cartacea, con il timbro della propria azienda. Questo documento viene inviato dal fornitore direttamente allo spedizioniere, che utilizzerà la fattura commerciale come prova del valore doganale.
Detto questo, la dogana può accettare una fattura proforma come sostituto nel caso in cui non sia disponibile una fattura commerciale. Tuttavia, può anche richiedere i registri delle transazioni o gli estratti conto bancari a sostegno del valore dichiarato.
Ecco cosa dice la US Customs and Border Protection in merito a questa pratica:
Se una fattura commerciale non è depositata o disponibile al momento dell’ingresso della merce, l’importatore deve presentare una dichiarazione sotto forma di fattura (fattura proforma) al momento dell’ingresso. La fattura proforma deve contenere informazioni adeguate per l’esame della merce e la determinazione dei dazi; i requisiti per la fattura sono contenuti nel 19 CFR 141.86.
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